Acuerdo de Procesamiento de Datos
Última actualización: 7 de noviembre de 2026
Versión 1.1
Este Acuerdo de Procesamiento de Datos (APD) rige los datos personales que OwnersPal procesa en tu nombre cuando usas el Servicio. Si eres una pequeña empresa con sede en Estados Unidos, lo más probable es que no necesites una copia firmada — pero está aquí por si tus clientes, tu equipo legal o tu aseguradora la solicitan. Los términos a continuación reflejan el APD de procesador estándar de la IAPP, ajustado a la lista de subencargados de OwnersPal en /subprocessors.
Registro de cambios
La versión 1.1 añade divulgaciones y, en las cláusulas 2, 3 y 8, describe cómo se tratan las aplicaciones de terceros que autorizas; no hay nada que aceptar de nuevo. v1.1 — 17 de septiembre de 2026. Qué cambió desde la v1.0 (14 de julio de 2026): • Anexo 1: un registro de tratamiento para la medición de conversiones publicitarias: qué se envía a Meta y Google para tus propias cuentas publicitarias (un identificador de clic más un hash SHA-256 del correo electrónico o del teléfono facilitado con una reserva, nunca el correo ni el número), la frecuencia diaria, la ventana de 30 días (7 días para Meta) y la condición de consentimiento de marketing. (PR #2284, 13 de septiembre de 2026.) • Cláusula 2.7 del DPA descargable: capturas de pantalla de diagnóstico opcionales adjuntas a los informes de problemas, que pueden contener de forma incidental datos personales visibles en pantalla, con su plazo de conservación y su vía de eliminación. (PR #2040, 19 de agosto de 2026.) • Cláusula 2: la descripción de lo que tratamos en tu nombre ahora menciona la importación de los testimonios que publicas en tu propio sitio web, la gestión de reservas, la recepción de pedidos y presupuestos, y la lista de espera. (PR #2284, 13 de septiembre de 2026.) • Cláusula 10: el informe de eliminación que se muestra cuando eliminas tu cuenta tú mismo y el resumen enviado a la dirección de correo de la cuenta. (PR del informe de eliminación de cuenta, 27 de septiembre de 2026.) • Cláusula 2: las categorías de datos incluyen ahora el importe de la venta que puedes registrar para un cliente potencial que se convirtió en tu cliente. (PR de la página de valor de clientes potenciales, 27 de septiembre de 2026.) • Cláusula 10: cuánto tiempo conservamos el registro de auditoría de la eliminación (3 años) y las copias en las copias de seguridad de nuestra base de datos (hasta 7 días) y en nuestros registros de alojamiento y de seguimiento de errores (hasta 90 días) tras una eliminación. (PR de los plazos de conservación tras la eliminación, 2 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: la descripción de lo que tratamos incluye ahora los registros de las recomendaciones que te hace el Servicio, tu decisión sobre cada una y los resultados posteriores (recuentos y totales, conservados hasta 36 meses). (PR de los registros de decisiones, 2 de octubre de 2026.) • Cláusulas 2, 3 y 8 (cláusulas 2.3, 3.2, 3.4 y 8.1 del DPA descargable): las aplicaciones de terceros, como un asistente de IA, que autorizas en Ajustes → Asistentes de IA. Estas cláusulas añaden cómo funcionan esas autorizaciones: la comunicación de datos a esas aplicaciones se añade a las finalidades del tratamiento; el acceso que les concedes y los permisos que seleccionas forman parte de tus instrucciones documentadas; esas aplicaciones actúan en tu nombre, no como subencargados de VIVE AI, Inc., y cualquier transferencia ulterior, incluso fuera del EEE, el Reino Unido o Suiza, se realiza conforme a tu propio acuerdo con el proveedor de la aplicación; y nuestros compromisos de transferencia de la cláusula 8 quedan sujetos a la cláusula 3. (PR de asistentes de IA conectados, 2 de octubre de 2026.) • Cláusula 10: una eliminación que inicias y que no puede completarse en ese momento: registramos la solicitud, terminamos la eliminación después y enviamos el informe por correo cuando haya terminado. (PR para completar eliminaciones de cuenta interrumpidas, 5 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: las categorías de datos incluyen ahora el progreso de la configuración de tu sitio web, tu correo electrónico profesional y tu ficha de Google, incluidos los proveedores de DNS y de correo electrónico de tu dominio y los registros DNS que leemos del DNS público. (PR de la configuración guiada, 16 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: para la configuración de tu correo electrónico profesional, las categorías de datos incluyen ahora también el proveedor de correo electrónico que elegiste, los servidores de correo (registros MX) de tu dominio, que leemos del DNS público, y los valores públicos de DNS que copias de tu proveedor de correo electrónico (el código de verificación del dominio, la clave pública DKIM, y el nombre del servidor de correo y los nombres de host DKIM de Microsoft), nunca contraseñas; y la dirección de tu propio dominio a la que nos pides enviar un correo electrónico de prueba, que usamos solo para enviar ese correo: el progreso de la configuración conserva solo cuándo se envió el último correo de prueba y si confirmaste que llegó. (PR del paso de correo electrónico de la configuración guiada, 18 de octubre de 2026.) • Cláusula 10: una cuenta cuyo registro nunca se terminó (quien la usa nunca confirmó tener 18 años o más y contar con autorización para gestionar el marketing del negocio, ni aceptó los Términos de servicio, la Política de privacidad y este DPA) se elimina 30 días después de su creación, o del día en que empezamos a pedirlo si es una cuenta anterior, tras un solo correo 7 días antes; una cuenta con un plan de pago activo o en prueba no se elimina de esta forma. (PR de la pantalla de consentimiento, 20 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: para la configuración de tu ficha de Google, las categorías de datos incluyen ahora también el ID de lugar de Google de la ficha, junto con si la ficha muestra tu sitio web y cuándo lo comprobamos por última vez; el ID de lugar de Google de un resultado de búsqueda que resultó no ser tu ficha, junto con cuándo lo descubrimos, para no volver a consultarlo durante 29 días; si ya tenías una ficha de Google o necesitabas una; cómo estás verificando la ficha con Google; y cuándo nos dijiste que habías pedido a Google una postal. Estos ID de lugar de Google son lo único que conservamos de lo que Google devuelve cuando comprobamos la ficha. (PR del paso de la ficha de Google de la configuración guiada, 23 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: si conectas tu propia Google Search Console durante la configuración, las categorías de datos incluyen ahora también los tokens de acceso que Google nos da para ella, la dirección de tu sitio web tal como la registramos en Google, el código de verificación que Google emite para esa dirección (que tu sitio web muestra en el código de la página) y tu nivel de permiso sobre el sitio; los usamos solo para verificar tu sitio web, añadirlo a tu Search Console, enviar su lista de páginas y comprobar que sigues figurando como su propietario, de acuerdo con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado; no leemos ninguno de tus datos de búsqueda de Search Console; y los eliminamos cuando desconectas, en un plazo de 7 días (9 si no se pudo contactar con Google durante más de un día) cuando la conexión termina de otra forma, y junto con tu cuenta. (PR del paso de Search Console de la configuración guiada, 25 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusulas 2.3, 2.4 y 2.5 del DPA descargable): el asistente telefónico opcional. La atención de tus llamadas telefónicas entrantes se añade a las finalidades del tratamiento (2.3), las personas que llaman al número de tu asistente telefónico a los interesados (2.4), y el número de teléfono de quien llama, la hora, la duración y el resultado de cada llamada, las transcripciones y los resúmenes de las llamadas y las reservas y los mensajes dados por teléfono a las categorías de datos (2.5). Estas cláusulas nombran además a los subencargados que gestionan las llamadas (Twilio, ElevenLabs y el modelo Gemini de Google, al que se accede a través de ElevenLabs) e indican el aviso que todo el que llama y es atendido por el asistente oye primero (que ha contactado con un asistente virtual y que la llamada puede ser grabada; si el asistente contesta pero nuestro servicio no puede confirmar la llamada, dice lo mismo sin nombrar el negocio, informa de que la línea no está disponible y termina la llamada, y en una llamada así el modelo Gemini de Google, al que se accede a través de ElevenLabs, puede leer lo que diga quien llama antes de que termine la llamada, y no guardamos transcripción), que las llamadas que se hacen mientras el asistente está desactivado o no puede atender son gestionadas únicamente por Twilio, sin ninguna IA, que Twilio guarda tu número de transferencia en la configuración del número de tu asistente telefónico y que pedimos a Twilio que lo quite cuando lo cambias o lo borras o eliminas tu cuenta, y lo seguimos pidiendo hasta que se quite, que no se graba el audio de las llamadas, qué quitamos de las transcripciones y los resúmenes y los límites de esa detección, que nuestro historial de llamadas se elimina automáticamente pasados 90 días (o antes si eliminas la llamada, desactivas el asistente telefónico o eliminas tu cuenta), que las reservas y los mensajes se conservan como cualquier otro, que los datos de salud que puedan mencionar quienes llaman (como una alergia) son una excepción a la regla de no enviar datos de categorías especiales, y que pedimos a ElevenLabs (que conserva una conversación un máximo de 30 días) y a Twilio que eliminen sus copias de cada llamada una vez que termina: normalmente justo después de la llamada, y en un plazo de dos días si no recibimos el aviso de fin de la llamada. Si la llamada se hizo mientras no se podía acceder a nuestro servicio, lo pedimos en un plazo de aproximadamente una hora desde que se vuelve a poder acceder a nuestro servicio; el registro de una llamada hecha más de tres días antes de ese momento permanece en Twilio, sujeto a su propio plazo de conservación. (PR del asistente telefónico, 24 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: para la configuración de tus perfiles de redes sociales (Facebook, Instagram y Threads), las categorías de datos incluyen ahora también las redes sociales que elegiste, el nombre de usuario (@nombre) que escogiste para ellas, el nombre de usuario que figura en el enlace de cada perfil que ya tienes, el texto de perfil que redactamos para ti o que tú editaste o aprobaste, cómo se redactó, cuándo nos pediste borradores, y lo que nos dijiste que has hecho (las comprobaciones que hiciste en tus propias páginas públicas y los pasos de seguridad de la cuenta que marcaste), nunca contraseñas, códigos de verificación en dos pasos ni códigos de recuperación. (PR del paso de perfiles de redes sociales de la configuración guiada, 25 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusula 2.5 del DPA descargable): para la configuración de tus perfiles de redes sociales, el texto de perfil que conservamos se describe ahora como el texto que redactamos para ti o que tú editaste o aprobaste (no solo el que aprobaste), junto con cómo se redactó y cuándo nos pediste borradores. (PR del texto de perfil de redes sociales de la configuración guiada, 26 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusula 2.5 del DPA descargable): para la configuración de tus perfiles de redes sociales, las categorías de datos incluyen ahora también, para una página de Facebook o una cuenta de Instagram que hayas conectado, el resultado de comprobar ese perfil (qué elementos coincidían con lo que configuraste, nunca el contenido del perfil); eliminamos estos resultados cuando desconectas esa plataforma, cuando Meta nos pide eliminar sus datos y junto con tu cuenta. (PR de la comprobación de los perfiles de redes sociales de la configuración guiada, 26 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusulas 2.3 y 2.5 del DPA descargable): el asistente telefónico. El aviso que oye primero todo el que llama y es atendido por el asistente dice ahora que ha contactado con un asistente de IA y que la llamada puede ser grabada y compartida con nuestros proveedores de servicios; el registro de la duración de cada llamada que guardamos para la facturación indica ahora también, en una llamada que atiende el asistente, qué versión del aviso se usó, el idioma de la llamada y si se oyó el aviso; y si quien llama pide al asistente que no se guarde constancia de la llamada, no guardamos ninguna transcripción ni resumen de ella. (PR del aviso del asistente de IA, 25 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusula 2.3 del DPA descargable): el asistente telefónico. Siempre que Twilio hace sonar tu número de transferencia (salvo por una llamada hecha mientras no se puede acceder a nuestro servicio), quien contesta tiene que pulsar 1 para aceptar la llamada, y la llamada a tu número de transferencia no se graba y ninguna IA la oye; y una llamada que entró cuando el asistente ya atendía todas las llamadas a la vez que permites, y que nadie acepta en tu número de transferencia, la atiende el asistente solo para tomar un mensaje y se procesa y se conserva como cualquier otra llamada que atiende. (PR del filtrado de llamadas y del mensaje de respaldo, 25 de octubre de 2026.) • Cláusula 2: configuración automática de DNS (Domain Connect). Si el DNS de tu dominio lo gestiona un proveedor para el que la hemos activado (solo después de que ese proveedor acepte nuestras plantillas de registros), enviamos el nombre de tu dominio al servicio público Domain Connect de ese proveedor para preguntarle si puede añadir los registros de configuración de tu sitio web o de tu correo electrónico y, si eliges la configuración automática, dirigimos tu navegador a la página de aprobación del propio proveedor con un enlace firmado que indica los registros DNS que hay que añadir; el proveedor solo hace los cambios si los apruebas allí y actúa en tu nombre, no como subencargado de VIVE AI, Inc.; y no guardamos nada de sus respuestas. (PR de la configuración DNS con un clic de la configuración guiada, 26 de octubre de 2026.) • Cláusula 2 (cláusulas 2.3 y 2.5 del DPA descargable): el SMS con el enlace de reservas del asistente telefónico. Si lo activas (está desactivado de forma predeterminada), quien llama, pide reservar y dice claramente que sí puede recibir un SMS por llamada con tu enlace de reservas, enviado en tu nombre al número desde el que llama; es un texto fijo sin publicidad y nunca se envía entre las 8 p. m. y las 8 a. m. (en la zona horaria de tu negocio), a un número que respondió STOP ni por encima de un límite diario por número; la hora del envío, las palabras con las que quien llama dijo que sí y la referencia del mensaje del proveedor de SMS se conservan y se eliminan junto con el historial de esa llamada. (PR del SMS con el enlace de reservas para quienes llaman, 6 de noviembre de 2026.) • Cláusulas 2 y 7 y Anexo 1 — correcciones y añadidos (6 de noviembre de 2026): los testimonios de tu sitio web ahora se describen como sus palabras y su valoración con estrellas, sin el nombre del cliente, que no guardamos; las categorías de datos ahora también incluyen la fecha de nacimiento que una persona puede indicar en un formulario de contacto o de consulta de tu sitio web, los registros de consentimiento que se guardan con esos formularios, el historial de eventos de cada cliente potencial y los comentarios y mensajes directos de una página de Facebook o cuenta de Instagram que conectes; la cláusula 7 ahora describe cómo se confirman por correo las solicitudes de privacidad, la copia de los registros de un visitante que podemos enviar, cómo se comprueba una exclusión de la venta, el intercambio o la publicidad dirigida, y la regla de que los formularios de tu sitio web solo aceptan a personas de 16 años o más; y el Anexo 1 ahora indica que nunca se envía una reserva hecha con un correo que se haya excluido. • Cláusula 7 (cláusulas 7.2 y 7.3 del DPA descargable) — solicitudes de privacidad (7 de noviembre de 2026): seguimos entregándote cada solicitud que recibimos sobre tus datos y cada solicitud hecha en tu sitio web de OwnersPal. La cláusula 7 ahora indica cuándo respondemos o actuamos nosotros sobre una de ellas: solo cuando tú nos lo indicas, o cuando no has respondido dentro del plazo que fija la ley, para ayudarte a cumplirlo. • Sin cambios en la v1.1: la descripción, en la cláusula 7, de cómo te llega la solicitud de un visitante de tu sitio web; las entradas anteriores añaden cómo se confirman y gestionan esas solicitudes, y cuándo respondemos o actuamos sobre una de ellas. v1.0 — 14 de julio de 2026. La primera versión registrada con una constancia de aceptación en el servidor.
Cómo usar esta página
Léelo una vez. Si tus políticas requieren un instrumento totalmente ejecutado, descarga el Markdown, fírmalo como contraparte y envíalo por correo a privacy@ownerspal.app. Lo firmaremos como contraparte y te lo devolveremos en un plazo de cinco días hábiles. De lo contrario, tu uso del Servicio constituye la aceptación.
Descargar APD (Markdown)1. Alcance y roles
Cuando utiliza OwnersPal, usted (el Cliente) es el responsable del tratamiento de cualquier dato personal que envíe: las reseñas, los testimonios de clientes que publica en su propio sitio web, los clientes potenciales, las listas de contactos y los tokens de cuentas publicitarias de sus clientes, así como las reservas, los pedidos, las solicitudes de presupuesto y las inscripciones en lista de espera que sus clientes envíen a través de su sitio web de OwnersPal. OwnersPal es el encargado del tratamiento de esos datos. Este DPA cubre el RGPD, el RGPD del Reino Unido, la CCPA/CPRA y otras leyes de privacidad comparables en la medida en que le sean aplicables. No cubre los datos que OwnersPal recopila directamente de usted en calidad de responsable (correo de facturación, inicio de sesión, analíticas del producto): eso se trata en nuestra Política de Privacidad publicada.
2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad
Objeto: los datos personales que usted o sus usuarios finales envían al Servicio. Duración: mientras su suscripción esté activa, más cualquier conservación posterior a la terminación necesaria para la eliminación o exportación. Naturaleza y finalidad: prestar el Servicio (generación de contenido, gestión de publicidad, monitorización de reseñas, importación de los testimonios que publica en su propio sitio web, captación de clientes potenciales, gestión de reservas, recepción de pedidos y presupuestos, gestión de listas de espera, atención de sus llamadas telefónicas entrantes con el asistente telefónico opcional (véase más abajo), fichas, analíticas, la comunicación de datos del Servicio y de estadísticas derivadas a aplicaciones de terceros que usted autorice (véase la cláusula 3) y cualquier tratamiento auxiliar estrictamente necesario para ofrecer esas funciones). Interesados: sus clientes y posibles clientes, además de su propio personal que utiliza OwnersPal y las personas que llaman al número de su asistente telefónico, si tiene uno. Categorías de datos: nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones postales, texto libre de los formularios de captación, el importe de la venta que registras para un cliente potencial que se convirtió en tu cliente, datos de reservas y citas (por ejemplo, la hora solicitada y el número de comensales), el número de teléfono de quien llama al número de su asistente telefónico y la hora, la duración y el resultado de la llamada, una transcripción escrita y un resumen de las llamadas que atiende el asistente telefónico, los mensajes dejados por teléfono, texto libre de pedidos y presupuestos, contenido de reseñas públicas, testimonios de clientes publicados en su sitio web (solo sus palabras y su valoración con estrellas; no guardamos el nombre del cliente), metadatos de fichas públicas, el progreso de la configuración de su sitio web, su correo electrónico profesional, su ficha de Google y sus perfiles de redes sociales (incluidos los proveedores de DNS y de correo electrónico de su dominio; los registros DNS que leemos del DNS público, entre ellos los servidores de correo, o registros MX, que usa su dominio; el proveedor de correo electrónico que usted eligió; los valores que usted copia de su proveedor de correo electrónico y pega en OwnersPal —el código de verificación del dominio, la clave pública DKIM, y el nombre del servidor de correo y los nombres de host DKIM de Microsoft—, que son valores públicos de DNS y nunca contraseñas; y, para su ficha de Google, su ID de lugar de Google, si la ficha muestra su sitio web y cuándo lo comprobamos por última vez, el ID de lugar de Google de un resultado de búsqueda que resultó no ser su ficha y cuándo lo descubrimos (para no volver a consultarlo durante 29 días), si usted ya tenía una ficha de Google o necesitaba una, cómo está verificando la ficha con Google (postal, teléfono, correo electrónico, video o al instante) y cuándo nos dijo que había pedido a Google una postal; estos ID de lugar de Google son lo único que conservamos de lo que Google devuelve cuando comprobamos la ficha; y, para sus perfiles de redes sociales (Facebook, Instagram y Threads), las redes sociales que usted eligió, el nombre de usuario (@nombre) que escogió para ellas, el nombre de usuario que figura en el enlace de cada perfil que ya tiene, el texto de perfil que redactamos para usted o que usted editó o aprobó, cómo se redactó, cuándo nos pidió borradores, y lo que nos dijo que ha hecho (las comprobaciones que hizo en sus propias páginas públicas y los pasos de seguridad de la cuenta que marcó), nunca contraseñas, códigos de verificación en dos pasos ni códigos de recuperación; y, para una página de Facebook o una cuenta de Instagram que usted haya conectado, el resultado de comprobar ese perfil (qué elementos coincidían con lo que usted configuró, nunca el contenido del perfil), que eliminamos cuando usted desconecta esa plataforma, cuando Meta nos pide eliminar sus datos y junto con su cuenta), la dirección de su propio dominio a la que usted nos pide enviar un correo electrónico de prueba (se usa solo para enviar ese correo; el progreso de la configuración conserva solo cuándo se envió el último correo de prueba y si usted confirmó que llegó) y tokens de acceso a plataformas publicitarias que usted autorice. Si usted conecta su propia Google Search Console durante la configuración, las categorías de datos incluyen también los tokens de acceso que Google nos da para ella, la dirección de su sitio web tal como la registramos en Google, el código de verificación que Google emite para esa dirección (que su sitio web muestra en el código de la página para que Google pueda confirmar que el sitio es suyo) y su nivel de permiso sobre el sitio web en Search Console. Los usamos solo para verificar su sitio web con Google, añadirlo a su Search Console, enviar su lista de páginas y comprobar que usted sigue figurando como su propietario, de acuerdo con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado: no los usamos para nada más, no los transferimos salvo cuando sea necesario para prestar este servicio y no los vendemos. No leemos ninguno de sus datos de búsqueda de Search Console, y eliminamos estos datos cuando usted desconecta Search Console, en un plazo de 7 días (o de 9 días si no se pudo contactar con Google durante más de un día) cuando la conexión termina de otra forma, y junto con su cuenta. Si el DNS de su dominio lo gestiona un proveedor para el que hemos activado la configuración automática mediante el estándar Domain Connect (lo que hacemos con un proveedor solo después de que acepte nuestras plantillas de registros), mientras la configuración de su sitio web o de su correo electrónico aún tenga registros DNS por añadir, leemos el registro DNS público _domainconnect de su dominio y enviamos el nombre de su dominio, y ningún otro dato personal, al servicio público Domain Connect de ese proveedor para preguntarle si puede añadir esos registros. Si usted elige la configuración automática, dirigimos su navegador a la página de aprobación del propio proveedor con un enlace, firmado por VIVE AI, Inc., que indica su dominio, los registros DNS que hay que añadir (los mismos registros DNS públicos que el paso de configuración le muestra para copiarlos a mano) y la página de OwnersPal a la que volver; el proveedor solo hace los cambios si usted los aprueba allí. Ese proveedor actúa en su nombre y no es un subencargado de VIVE AI, Inc.; nunca recibimos sus datos de acceso a ese proveedor y no guardamos nada del registro _domainconnect ni de las respuestas del proveedor. Aparte de los datos de salud que puedan mencionar quienes llamen a su asistente telefónico (como una alergia), que se tratan como se describe más abajo, no envíe datos de categorías especiales (salud, biométricos, etc.) salvo que lo hayamos acordado por escrito. El Servicio también genera estadísticas agregadas de su sitio web publicado: contadores diarios de páginas vistas y toques en botones con una fuente de tráfico aproximada (un dominio de referencia o «directo»). Estos contadores no usan cookies ni identificadores de dispositivo, no conservan direcciones IP, no pueden vincularse a ninguna persona y se conservan durante 13 meses continuos. Si un usuario que informa de un problema lo acepta expresamente (mediante un aviso de consentimiento mostrado antes de cualquier captura), también procesamos una captura de pantalla de diagnóstico de la página que estaba viendo, que puede incluir de forma incidental datos personales visibles en pantalla; las capturas se guardan en un almacenamiento con acceso controlado, se eliminan automáticamente a más tardar a los 90 días (las subidas nunca adjuntadas a un informe, en unas 24 horas) y se eliminan al borrar la cuenta. La medición de conversiones publicitarias se describe en el Anexo 1. El Servicio también conserva registros de las recomendaciones que te hace, tu decisión sobre cada una y los resultados posteriores, como recuentos y totales, sin nombres de clientes, direcciones de correo electrónico, números de teléfono ni texto de reseñas; estos registros se conservan hasta 36 meses y se eliminan con tu cuenta. Las categorías de datos también incluyen: la fecha de nacimiento que una persona decide indicar en un formulario de contacto o de consulta de su sitio web de OwnersPal (en un formulario de reserva o de lista de espera solo se comprueba y no se guarda); un registro de cada consentimiento dado con esos formularios (el texto exacto aceptado, su versión, la hora, la dirección IP y el agente de usuario del navegador); un historial de los eventos de cada cliente potencial (cuándo se captó, cada mensaje de seguimiento enviado y cualquier baja); y el texto y el nombre del autor de los comentarios y mensajes directos enviados a una página de Facebook o cuenta de Instagram que usted conecte, que mostramos en su bandeja de entrada de OwnersPal. Asistente telefónico: si lo activas, atendemos por ti las llamadas entrantes a tu número del asistente telefónico. Antes que nada, todo el que llama y es atendido por el asistente oye en inglés que ha contactado con un asistente de IA y que la llamada puede ser grabada y compartida con nuestros proveedores de servicios. Normalmente oye esta frase (aquí traducida): «Hola, has contactado con el asistente de IA de [nombre de tu negocio]. Esta llamada puede ser grabada y compartida con nuestros proveedores de servicios.»; si el asistente contesta pero nuestro servicio no puede confirmar la llamada, dice esta otra: «Hola, has contactado con un asistente de IA. Esta llamada puede ser grabada y compartida con nuestros proveedores de servicios.», informa de que la línea no está disponible y termina la llamada. El modelo Gemini de Google, al que se accede a través de ElevenLabs, puede leer lo que diga quien llama antes de que termine la llamada, y de una llamada así no guardamos transcripción. Las palabras que añadas al saludo van después de este aviso; no puedes cambiarlo ni quitarlo. No grabamos el audio de las llamadas. Twilio transporta la llamada, ElevenLabs procesa en directo la voz de quien llama y el modelo de lenguaje Gemini de Google, al que se accede a través de ElevenLabs, redacta las respuestas; cuando el asistente transfiere una llamada, Twilio solo la conecta con tu número de transferencia. Las llamadas a tu número del asistente telefónico mientras el asistente está desactivado o no puede atender son gestionadas únicamente por Twilio: Twilio conecta a quien llama con tu número de transferencia, si has indicado uno, y si no, o si nadie contesta, reproduce un mensaje de voz fijo que dice que la línea no está disponible. Ninguna IA escucha estas llamadas, y ni ElevenLabs ni el modelo Gemini de Google las reciben. Twilio también guarda tu número de transferencia en la configuración del número de tu asistente telefónico para poder seguir conectando llamadas cuando no se puede acceder a nuestro servicio; pedimos a Twilio que lo quite de ahí cuando lo cambias o lo borras o eliminas tu cuenta, y lo seguimos pidiendo hasta que se quite (hasta entonces, una llamada hecha mientras no se puede acceder a nuestro servicio puede seguir conectándose al número anterior). Siempre que Twilio hace sonar tu número de transferencia por una llamada que el asistente no atiende o por una llamada que transfiere (salvo una llamada hecha mientras no se puede acceder a nuestro servicio), quien contesta primero oye un mensaje de voz fijo de Twilio que nombra tu negocio y le pide pulsar 1 para contestar, y quien llama solo queda conectado cuando esa persona pulsa 1, en unos 8 segundos; si nadie contesta o nadie pulsa 1, la llamada se considera no contestada (así que un buzón de voz en ese número no la recoge), y quien llama oye el mensaje de voz fijo que dice que la línea no está disponible. La llamada a tu número de transferencia no se graba y ninguna IA la oye. Una excepción: si una llamada entró cuando el asistente ya atendía todas las llamadas a la vez que permites y nadie en tu número de transferencia la acepta, el asistente la atiende solo para tomar un mensaje. Quien llama oye primero el aviso inicial y después que están todos ocupados y que el asistente puede tomar un mensaje; el asistente puede responder preguntas con tu información publicada y tomar un mensaje, pero no puede reservar ni transferir, y la llamada dura como máximo unos 3 minutos. Una llamada así se procesa y se conserva como cualquier otra llamada que atiende el asistente, tal como se describe aquí, y no cuenta para tu límite de llamadas a la vez; si no quedan minutos suficientes, o no se puede acceder al asistente para ella, quien llama oye el mensaje de voz fijo que dice que la línea no está disponible, y tu número de transferencia no vuelve a sonar. De cada llamada que atiende el asistente guardamos el número de teléfono de quien llama (salvo que lo oculte), la hora, la duración y el resultado de la llamada, y una transcripción y un resumen; de cualquier otra llamada a tu número, incluida una que nuestro servicio no pudo confirmar, guardamos como mucho el número de teléfono de quien llama y la hora, la duración y el resultado de la llamada. Antes de guardar una transcripción o un resumen, quitamos automáticamente los números de tarjetas, de cuentas bancarias y de documentos de identidad oficiales y los términos médicos que detectamos; la detección puede pasar por alto algunos, y los términos médicos solo se detectan en inglés. Este historial de llamadas se elimina automáticamente pasados 90 días, o antes si eliminas la llamada, desactivas el asistente telefónico o eliminas tu cuenta. Una reserva o un mensaje que toma el asistente, con el consentimiento hablado de quien llama a tus condiciones de reserva si se trata de una reserva, te llega como una reserva o un mensaje normal de la bandeja de entrada; son tus datos y se conservan y eliminan como cualquier otra reserva o mensaje, hasta que los eliminas o eliminas tu cuenta. Te llegan tal como los dio quien llama, sin más cambio que quitar los números de tarjeta que detectamos, para que puedas tener en cuenta datos como una alergia; solo usamos esos datos para atender la llamada y para darte tu historial de llamadas y la reserva o el mensaje de quien llama. También guardamos, para la facturación, un registro de la duración de cada llamada que no contiene datos de quien llama; se elimina con tu cuenta. En una llamada que atiende el asistente, salvo una que nuestro servicio no pudo confirmar, ese registro indica también qué versión del aviso inicial se usó, el idioma de la llamada y si se oyó el aviso, lo que comprobamos con la transcripción de la llamada antes de quitar nada de ella; el registro de cualquier otra llamada no indica ninguna versión ni marca el aviso como oído. Si quien llama pide al asistente que no se guarde constancia de la llamada, el asistente tiene instrucciones de decirle que no se guardará y de anotar la petición, y entonces no guardamos ninguna transcripción ni resumen de la llamada; seguimos guardando en tu historial de llamadas el número de teléfono de quien llama y la hora, la duración y el resultado de la llamada; cualquier reserva o mensaje tomado en la llamada y el registro de facturación de la llamada se conservan como siempre; y pedimos a ElevenLabs y a Twilio que eliminen sus copias como en cualquier llamada. ElevenLabs trabaja con la conversación antes de que se quite nada de ella. Pedimos a ElevenLabs y a Twilio que eliminen sus copias de cada llamada una vez que termina: normalmente justo después de la llamada, y en un plazo de dos días si no recibimos el aviso de fin de la llamada. Si la llamada se hizo mientras no se podía acceder a nuestro servicio, lo pedimos en un plazo de aproximadamente una hora desde que se vuelve a poder acceder a nuestro servicio; el registro de una llamada hecha más de tres días antes de ese momento permanece en Twilio, sujeto a su propio plazo de conservación. Si ese aviso nunca nos llega y tampoco pudimos vincular la llamada con su conversación de ElevenLabs al empezar, no podemos indicar a ElevenLabs qué conversación eliminar, así que solo la elimina el propio límite de 30 días de ElevenLabs. En cualquier caso, ElevenLabs conserva una conversación un máximo de 30 días. Cuando eliminas tu cuenta, se lo pedimos de nuevo a Twilio para las llamadas que siguen en tu historial; Twilio puede conservar los registros que la ley le obligue a conservar. El asistente telefónico no toma pagos ni pedidos y no hace llamadas salientes por su cuenta; solo conecta a quien llama con tu número de transferencia. No envía mensajes de texto, con una excepción: si activas los SMS con el enlace de reservas (desactivados de forma predeterminada y disponibles solo cuando los ofrezcamos), cuando quien llama pide reservar, el asistente puede ofrecerle enviarle tu enlace de reservas por SMS, y tiene instrucciones de enviarlo solo después de que quien llama diga claramente que sí. Entonces enviamos un SMS, como máximo uno por llamada, en tu nombre a través de Twilio desde nuestro número, al número desde el que llama. El texto es fijo y está en el idioma de quien llama: nombra tu negocio, incluye tu enlace de reservas y explica cómo darse de baja respondiendo STOP; no contiene publicidad. Nunca se envía entre las 8 p. m. y las 8 a. m. en la zona horaria de tu negocio (y no se envía más tarde en su lugar), a un número que haya respondido STOP a un mensaje de nuestro número ni a un número que haya alcanzado el límite diario de estos mensajes. Con el registro de la llamada guardamos la hora del envío, las palabras con las que quien llama dijo que sí (sin los números de tarjeta que detectamos) y la referencia de Twilio del mensaje; se conservan y se eliminan junto con el registro de esa llamada.
3. Instrucciones del cliente
OwnersPal procesa datos personales solo según tus instrucciones documentadas. Los ajustes que configuras en el panel de OwnersPal — conexiones de plataformas, definiciones de audiencia, reglas de aprobación, el acceso que concedes a aplicaciones de terceros en Ajustes → Asistentes de IA (incluidos los permisos que seleccionas en la pantalla de autorización), acciones administrativas — son tus instrucciones documentadas para el Artículo 28(3)(a) del RGPD. Si en algún momento consideramos que alguna de esas instrucciones es ilícita, te lo haremos saber de inmediato; no damos asesoría legal. Una aplicación que autorizas en Ajustes → Asistentes de IA, como un asistente de IA, actúa en tu nombre y no es un subencargado de VIVE AI, Inc. No enviamos tus datos a su proveedor por iniciativa propia: la aplicación los obtiene con tu autorización y solo dentro de los permisos que seleccionaste. Cualquier transferencia posterior, incluso fuera del EEE, el Reino Unido o Suiza, se realiza conforme a tu propio acuerdo con el proveedor de esa aplicación.
4. Subencargados
La lista actual de subencargados de OwnersPal está en la página /subprocessors. Es la fuente única de verdad — la actualizamos cada vez que cambia un proveedor. Te avisaremos con al menos 30 días de anticipación antes de añadir un nuevo subencargado; si te opones por escrito durante ese plazo y no llegamos a un acuerdo, puedes cancelar la parte afectada del Servicio. OwnersPal sigue siendo responsable ante ti de todo lo que hagan nuestros subencargados.
5. Medidas de seguridad
OwnersPal mantiene salvaguardas técnicas y organizativas apropiadas: TLS 1.2+ en tránsito y AES-256 en reposo; acceso de mínimo privilegio con registro de auditoría; revisiones de acceso trimestrales; capacitación por escrito en confidencialidad y privacidad para el personal; escaneo de dependencias y gestión de parches; copias de seguridad y recuperación ante desastres adecuadas para un SaaS de esta escala. Las medidas anteriores son nuestros compromisos a la fecha indicada arriba y pueden evolucionar, pero no se debilitarán de forma sustancial.
6. Vulneración de datos personales
Si confirmamos una vulneración de datos personales que afecte tus datos, te notificaremos sin demora indebida y dentro de las 72 horas. El aviso incluirá lo que sepamos en ese momento: la naturaleza de la vulneración, las categorías y el número aproximado de registros afectados, las consecuencias probables y lo que hemos hecho al respecto.
7. Solicitudes de los interesados
Te ayudaremos a responder a las solicitudes que tus clientes hagan para ejercer sus derechos — acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición. Si recibimos una solicitud directamente sobre tus datos, te la reenviaremos. Solo respondemos o actuamos sobre esa solicitud cuando tú nos lo indicas, o cuando no has respondido dentro del plazo que fija la ley, para ayudarte a cumplirlo. Cuando un visitante de un sitio web que OwnersPal aloja para ti usa su formulario "Tus opciones de privacidad", OwnersPal te entrega la solicitud por correo electrónico y en tu bandeja de entrada de OwnersPal. Tú la respondes; OwnersPal solo la responde o actúa sobre ella cuando tú se lo indicas, o cuando no has respondido dentro del plazo que fija la ley, para ayudarte a cumplirlo, y registra cuál de los dos casos se aplicó. OwnersPal conserva un registro de cada solicitud (su referencia, tipo, mensaje opcional, una huella unidireccional del correo del visitante y la fecha de recepción) durante 24 meses para ayudarte a responder y documentar los plazos de respuesta; después elimina el mensaje y la huella. El nombre y el correo del visitante permanecen en tu bandeja de entrada. Toda solicitud de privacidad, ya se haga mediante ese formulario o mediante el formulario de solicitudes de privacidad de OwnersPal, se confirma por correo electrónico: enviamos a la dirección indicada un enlace válido durante 14 días, y no entregamos, corregimos ni eliminamos ningún dato personal para esa solicitud hasta que se abre; registramos cuándo y cómo se confirmó la solicitud. Cuando OwnersPal envía a un visitante una copia de los registros que el Servicio guarda para su correo electrónico en tu negocio (clientes potenciales, reservas, inscripciones en listas de espera y conversaciones de la bandeja de entrada con sus mensajes), es un único archivo enviado mediante un enlace que funciona durante 24 horas, y el archivo se elimina en las 24 horas siguientes a que el enlace deje de funcionar. La solicitud de un visitante para excluirse de la venta o el intercambio de información personal, o de la publicidad dirigida, surte efecto cuando se recibe y no necesita confirmación. Antes de enviar una reserva a Meta o a Google según el Anexo 1, comparamos el correo electrónico indicado con ella con las huellas que se conservan con estas solicitudes, y no enviamos una reserva hecha con una dirección que se haya excluido. A diferencia de las demás solicitudes hechas en un sitio web descritas arriba, una exclusión conserva su huella después de 24 meses, durante el tiempo necesario para seguir respetándola; a los 24 meses solo se elimina su mensaje. Los formularios de contacto y de consulta, los formularios de reserva y las listas de espera de tu sitio web de OwnersPal, y tus páginas de captación de clientes potenciales, solo aceptan un envío de alguien que confirme que tiene 16 años o más, marcando una casilla o indicando una fecha de nacimiento que lo demuestre. La casilla marcada no se guarda.
8. Transferencias internacionales
Sin perjuicio de lo que dice la cláusula 3 sobre las aplicaciones que autorizas en Ajustes → Asistentes de IA, cuando los datos personales salen del EEE, el Reino Unido o Suiza en el curso de la prestación del Servicio, OwnersPal usa un mecanismo de transferencia válido — incluidas las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión) y el IDTA del Reino Unido — incorporadas aquí por referencia. Estás celebrando el/los módulo(s) pertinente(s) de esas cláusulas con OwnersPal y autorizando a OwnersPal a celebrarlas con nuestros subencargados en tu nombre.
9. Auditoría
Ponemos a disposición la información necesaria para demostrar que cumplimos este APD, incluidas respuestas por escrito a cuestionarios de seguridad razonables. Si obtenemos un informe SOC 2 / ISO 27001, compartirlo bajo un acuerdo de confidencialidad satisface tu derecho de auditoría conforme al Art. 28(3)(h) del RGPD. De lo contrario, puedes auditar en el sitio una vez cada doce meses con 30 días de aviso, a tu cargo, durante el horario comercial habitual — sin interrumpir las operaciones ni acceder a los datos de otros clientes.
10. Devolución y eliminación de datos
Cuando finaliza tu suscripción, eliges — en un plazo de 45 días — entre (a) una exportación legible por máquina de tus datos personales, o (b) su eliminación con un certificado por escrito. Si estamos legalmente obligados a conservar algo por más tiempo, lo mantenemos bajo las protecciones de este APD. También podemos conservar registros de auditoría con hash salado estrictamente para prevención de abuso y defensa legal (la actualización de reforzamiento de PII de mayo de 2026 reemplazó el correo electrónico en texto plano por hashes HMAC-SHA256 en el registro de auditoría de eliminación de cuentas) — esos registros no son datos personales de la persona eliminada. Cuando eliminas tu cuenta tú mismo desde los ajustes, en ese momento te mostramos un informe de eliminación (por categorías: qué se eliminó, dónde estaba guardado y qué conservamos nosotros o nuestros subencargados, por qué y hasta cuándo, con descarga en hoja de cálculo) y enviamos el mismo resumen a la dirección de correo de la cuenta. Si la eliminación no puede completarse en ese momento, registramos la solicitud, terminamos la eliminación después y enviamos el informe por correo cuando haya terminado; ese informe recoge lo que se eliminó cuando terminó la eliminación. No guardamos ninguna copia del informe. Conservamos ese registro de auditoría de la eliminación durante 3 años después de la eliminación y luego lo borramos. Las copias de tus datos personales en las copias de seguridad de nuestra base de datos desaparecen en un plazo de 7 días tras una eliminación, a medida que esas copias caducan, y las menciones en nuestros registros de alojamiento y de seguimiento de errores, en un plazo de 90 días. Hasta que la persona que usa una cuenta confirme que tiene 18 años o más y que cuenta con autorización para gestionar el marketing del negocio, y acepte los Términos de servicio, la Política de privacidad y este DPA, la cuenta solo muestra la pantalla que lo pide. Si no se hace, eliminamos la cuenta y todos los datos personales que contiene 30 días después de su creación o, si la cuenta se creó antes de que empezáramos a pedirlo, 30 días después del día en que empezamos. Siete días antes, enviamos un solo correo a la dirección de la cuenta con la fecha y un enlace para terminar, guardamos la fecha de ese correo con la cuenta y no la eliminamos antes de que pasen 7 días desde ese correo. Una cuenta con un plan de pago activo o en prueba, y las cuentas que gestionamos nosotros mismos, nunca se eliminan de esta forma; en su lugar, contactamos con el titular de la cuenta.
11. Plazo
Este APD entra en vigor en la fecha indicada arriba y rige durante el plazo de tu suscripción. Las secciones 6, 7, 9, 10 y cualquier otra que por su naturaleza deba subsistir, subsisten.
Anexo 1. Registro de tratamiento: medición de conversiones publicitarias
Finalidad: medir las conversiones de anuncios para sus propias cuentas de Meta y Google Ads, de modo que pueda ver qué campañas generaron una reserva real. Datos personales: un hash SHA-256 de la dirección de correo electrónico y del número de teléfono que su cliente indicó en la reserva, calculado en memoria en el momento del envío y nunca almacenado ni registrado por OwnersPal (la dirección de correo electrónico y el número de teléfono en sí nunca se envían); el identificador de clic del anuncio de su visita (gclid para Google, fbclid para Meta), y la hora en que se realizó la reserva. No se envía ningún importe de la reserva. Google recibe los hashes solo cuando su cuenta de Google Ads indica que ha aceptado las condiciones de datos de clientes de Google; de lo contrario, recibe únicamente el identificador de clic. Interesados: sus clientes que realizaron una reserva (confirmada o completada) en su sitio web de OwnersPal después de hacer clic en uno de sus anuncios. Destinatarios: Meta Platforms (Conversions API) y Google (conversiones de clics sin conexión de Google Ads), cada uno de los cuales recibe los datos para su propia cuenta publicitaria. Frecuencia: una vez al día, mediante un proceso automatizado. Conservación: ninguna por parte de OwnersPal para los valores con hash. Una reserva solo puede enviarse dentro de los 30 días siguientes a su creación (7 días en el caso de Meta). OwnersPal conserva únicamente un registro de envío (id de la reserva, plataforma y estado). Eliminar la reserva, incluso mediante una solicitud de supresión, la borra junto con su registro de envío, por lo que nunca se envía después; desconectar su cuenta publicitaria detiene todos los envíos. Condición: el visitante aceptó las cookies de marketing en su sitio web y su navegador no envió ninguna señal Global Privacy Control. Las reservas sin un identificador de clic obtenido con ese consentimiento nunca se envían. Nunca se envía una reserva hecha con un correo electrónico que se haya excluido de la venta o el intercambio, o de la publicidad dirigida (cláusula 7).
Preguntas, respuestas de auditoría o una copia firmada: