Avenant relatif au traitement des données
Dernière mise à jour : 7 novembre 2026
Version 1.1
Cet avenant relatif au traitement des données (DPA) régit les données personnelles qu'OwnersPal traite en votre nom lorsque vous utilisez le Service. Si vous êtes une petite entreprise basée aux États-Unis, vous n'avez très probablement pas besoin d'une copie signée — mais elle est disponible ici si vos clients, votre équipe juridique ou votre assureur la demandent. Les termes ci-dessous reprennent le DPA standard pour sous-traitant de l'IAPP, adapté à la liste des sous-traitants d'OwnersPal sur /subprocessors.
Journal des modifications
La version 1.1 ajoute des informations et, aux articles 2, 3 et 8, décrit le traitement des applications tierces que vous autorisez ; il n'y a rien à accepter de nouveau. v1.1 — 17 septembre 2026. Ce qui a changé depuis la v1.0 (14 juillet 2026) : • Annexe 1 — un registre de traitement pour la mesure des conversions publicitaires : ce qui est envoyé à Meta et Google pour vos propres comptes publicitaires (un identifiant de clic et un hachage SHA-256 de l'adresse e-mail ou du numéro de téléphone fourni avec une réservation, jamais l'adresse ni le numéro), la fréquence quotidienne, la fenêtre de 30 jours (7 jours pour Meta) et la condition de consentement marketing. (PR #2284, 13 septembre 2026.) • Article 2.7 du DPA téléchargeable — les captures d'écran de diagnostic facultatives jointes aux signalements de problème, qui peuvent contenir incidemment des données personnelles visibles à l'écran, avec leur durée de conservation et leur voie de suppression. (PR #2040, 19 août 2026.) • Article 2 — la description de ce que nous traitons pour votre compte mentionne désormais l'importation des témoignages que vous publiez sur votre propre site web, la gestion des réservations, la prise de commandes et de devis, et la liste d'attente. (PR #2284, 13 septembre 2026.) • Article 10 — le rapport de suppression affiché lorsque vous supprimez vous-même votre compte, et le résumé envoyé à l'adresse e-mail du compte. (PR du rapport de suppression de compte, 27 septembre 2026.) • Article 2 — les catégories de données mentionnent désormais le montant de la vente que vous pouvez enregistrer pour un prospect devenu client. (PR de la page de valeur des prospects, 27 septembre 2026.) • Article 10 — combien de temps nous conservons la trace d'audit de la suppression (3 ans), ainsi que les copies dans nos sauvegardes de base de données (jusqu'à 7 jours) et dans nos journaux d'hébergement et de suivi des erreurs (jusqu'à 90 jours) après une suppression. (PR des durées de conservation après suppression, 2 octobre 2026.) • Article 2 — la description de ce que nous traitons mentionne désormais les registres des recommandations que le Service vous fait, de votre décision pour chacune et des résultats obtenus ensuite (décomptes et totaux, conservés jusqu'à 36 mois). (PR des registres de décisions, 2 octobre 2026.) • Articles 2, 3 et 8 (articles 2.3, 3.2, 3.4 et 8.1 du DPA téléchargeable) — les applications tierces, comme un assistant IA, que vous autorisez dans Paramètres → Assistants IA. Ces articles ajoutent la description du fonctionnement de ces autorisations : la communication de données à ces applications est ajoutée aux finalités du traitement ; l'accès que vous leur accordez et les autorisations que vous sélectionnez font partie de vos instructions documentées ; ces applications agissent pour votre compte, et non en tant que sous-traitants ultérieurs de VIVE AI, Inc., et tout transfert ultérieur, y compris hors de l'EEE, du Royaume-Uni ou de la Suisse, s'effectue dans le cadre de votre propre accord avec le fournisseur de l'application ; et nos engagements en matière de transfert de l'article 8 sont soumis à l'article 3. (PR des assistants IA connectés, 2 octobre 2026.) • Article 10 — une suppression que vous lancez et qui ne peut pas aboutir à ce moment-là : nous enregistrons la demande, terminons la suppression ensuite et envoyons le rapport par e-mail une fois celle-ci terminée. (PR de finalisation des suppressions de compte interrompues, 5 octobre 2026.) • Article 2 — les catégories de données mentionnent désormais l'avancement de la configuration de votre site web, de votre messagerie professionnelle et de votre fiche Google, y compris les fournisseurs DNS et de messagerie de votre domaine et les enregistrements DNS que nous lisons dans le DNS public. (PR de la configuration guidée, 16 octobre 2026.) • Article 2 — pour la configuration de votre messagerie professionnelle, les catégories de données mentionnent désormais aussi le fournisseur de messagerie que vous avez choisi, les serveurs de messagerie (enregistrements MX) de votre domaine, que nous lisons dans le DNS public, et les valeurs DNS publiques que vous copiez depuis votre fournisseur de messagerie (le code de vérification du domaine, la clé publique DKIM, ainsi que le nom du serveur de messagerie et les noms d'hôte DKIM de Microsoft), jamais des mots de passe ; ainsi que l'adresse de votre propre domaine à laquelle vous nous demandez d'envoyer un e-mail de test, que nous utilisons uniquement pour envoyer cet e-mail : l'avancement de la configuration ne conserve que le moment où le dernier e-mail de test a été envoyé et le fait que vous ayez confirmé ou non sa réception. (PR de l'étape e-mail de la configuration guidée, 18 octobre 2026.) • Article 10 — un compte dont l'inscription n'a jamais été terminée (la personne qui l'utilise n'a jamais confirmé avoir 18 ans ou plus et être autorisée à gérer le marketing de l'entreprise, ni accepté les Conditions d'utilisation, la Politique de confidentialité et le présent DPA) est supprimé 30 jours après sa création, ou après le jour où nous avons commencé à le demander pour un compte plus ancien, après un seul e-mail envoyé 7 jours avant ; un compte avec un forfait payant actif ou en essai n'est pas supprimé de cette façon. (PR de l'écran de consentement, 20 octobre 2026.) • Article 2 — pour la configuration de votre fiche Google, les catégories de données mentionnent désormais aussi l'identifiant de lieu Google de la fiche, ainsi que le fait que la fiche affiche ou non votre site web et la date de notre dernière comparaison ; l'identifiant de lieu Google d'un résultat de recherche qui s'est révélé ne pas être votre fiche, avec la date à laquelle nous l'avons constaté, pour ne pas le consulter de nouveau pendant 29 jours ; le fait que vous ayez déjà eu une fiche Google ou qu'il vous en fallait une ; la façon dont vous faites valider la fiche par Google ; et le moment où vous nous avez indiqué avoir demandé une carte postale à Google. Ces identifiants de lieu Google sont les seules informations que nous conservons de ce que Google renvoie lorsque nous vérifions la fiche. (PR de l'étape fiche Google de la configuration guidée, 23 octobre 2026.) • Article 2 — si vous connectez votre propre Google Search Console pendant la configuration, les catégories de données mentionnent désormais aussi les jetons d'accès que Google nous remet pour celle-ci, l'adresse de votre site web telle que nous l'enregistrons auprès de Google, le code de validation que Google émet pour cette adresse (que votre site web affiche dans le code de sa page) et votre niveau d'autorisation sur le site ; nous les utilisons uniquement pour valider votre site web, l'ajouter à votre Search Console, envoyer sa liste de pages et vérifier que vous en êtes toujours indiqué comme propriétaire, conformément au Règlement sur les données utilisateur des services d'API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée ; nous ne lisons aucune de vos données de recherche Search Console ; et nous les supprimons lorsque vous déconnectez Search Console, sous 7 jours (9 si Google n'a pas pu être joint pendant plus d'un jour) lorsque la connexion prend fin d'une autre manière, et avec votre compte. (PR de l'étape Search Console de la configuration guidée, 25 octobre 2026.) • Article 2 (articles 2.3, 2.4 et 2.5 du DPA téléchargeable) — l'assistant téléphonique facultatif : la réponse à vos appels téléphoniques entrants est ajoutée aux finalités du traitement (2.3), les personnes qui appellent votre numéro d'assistant téléphonique aux personnes concernées (2.4), et le numéro de téléphone de l'appelant, l'heure, la durée et l'issue de chaque appel, les transcriptions et résumés d'appels ainsi que les réservations et messages donnés par téléphone aux catégories de données (2.5). Ces articles nomment aussi les sous-traitants qui prennent en charge les appels (Twilio, ElevenLabs et le modèle Gemini de Google, utilisé via ElevenLabs) et indiquent l'annonce que chaque appelant auquel l'assistant répond entend en premier (il est en ligne avec un assistant virtuel et l'appel peut être enregistré ; si l'assistant décroche mais que notre service ne peut pas confirmer l'appel, il dit la même chose sans nommer l'établissement, indique que la ligne n'est pas disponible et met fin à l'appel, et lors d'un tel appel le modèle Gemini de Google, utilisé via ElevenLabs, peut lire tout ce que l'appelant dit avant la fin de l'appel, et nous ne conservons aucune transcription), que les appels passés lorsque l'assistant est désactivé ou ne peut pas répondre sont traités uniquement par Twilio, sans aucune IA, que Twilio conserve votre numéro de transfert dans les réglages du numéro de votre assistant téléphonique et que nous demandons à Twilio de l'en retirer lorsque vous le modifiez ou l'effacez ou supprimez votre compte, en renouvelant la demande jusqu'à ce qu'il soit retiré, que l'audio des appels n'est pas enregistré, ce que nous retirons des transcriptions et résumés et les limites de cette détection, que notre historique d'appels est supprimé automatiquement au bout de 90 jours (ou plus tôt si vous supprimez l'appel, désactivez l'assistant téléphonique ou supprimez votre compte), que les réservations et messages sont conservés comme les autres, que les informations de santé que les appelants peuvent mentionner (comme une allergie) font exception à la règle interdisant de soumettre des données de catégories particulières, et que nous demandons à ElevenLabs (qui conserve une conversation 30 jours au plus) et à Twilio de supprimer leurs copies de chaque appel une fois celui-ci terminé : normalement juste après l'appel, et dans un délai de deux jours si nous ne recevons pas l'avis de fin d'appel. Pour un appel passé pendant que notre service était injoignable, nous le demandons dans un délai d'environ une heure après le rétablissement de notre service ; le journal d'un appel passé plus de trois jours avant ce moment reste chez Twilio, selon sa propre durée de conservation. (PR de l'assistant téléphonique, 24 octobre 2026.) • Article 2 — pour la configuration de vos profils de réseaux sociaux (Facebook, Instagram et Threads), les catégories de données mentionnent désormais aussi les réseaux sociaux que vous avez choisis, le nom d'utilisateur (@nom) que vous avez choisi pour eux, le nom d'utilisateur figurant dans le lien de chaque profil que vous avez déjà, le texte de profil que nous avons rédigé pour vous ou que vous avez modifié ou approuvé, la façon dont il a été rédigé, le moment où vous nous avez demandé des brouillons, ainsi que ce que vous nous avez indiqué avoir fait (les vérifications que vous avez faites sur vos propres pages publiques et les étapes de sécurité du compte que vous avez cochées), jamais de mots de passe, de codes d'authentification à deux facteurs ni de codes de récupération. (PR de l'étape profils de réseaux sociaux de la configuration guidée, 25 octobre 2026.) • Article 2 (article 2.5 du DPA téléchargeable) — pour la configuration de vos profils de réseaux sociaux, le texte de profil que nous conservons est désormais décrit comme le texte que nous avons rédigé pour vous ou que vous avez modifié ou approuvé (et non plus seulement celui que vous avez approuvé), avec la façon dont il a été rédigé et le moment où vous nous avez demandé des brouillons. (PR du texte de profil des réseaux sociaux de la configuration guidée, 26 octobre 2026.) • Article 2 (article 2.5 du DPA téléchargeable) — pour la configuration de vos profils de réseaux sociaux, les catégories de données mentionnent désormais aussi, pour une page Facebook ou un compte Instagram que vous avez connecté, le résultat de la vérification de ce profil (les éléments qui correspondaient à ce que vous aviez configuré, jamais le contenu du profil) ; nous supprimons ces résultats lorsque vous déconnectez cette plateforme, lorsque Meta nous demande de supprimer ses données et avec votre compte. (PR de la vérification des profils de réseaux sociaux de la configuration guidée, 26 octobre 2026.) • Article 2 (articles 2.3 et 2.5 du DPA téléchargeable) — l'assistant téléphonique : l'annonce que chaque appelant auquel l'assistant répond entend en premier dit désormais qu'il est en ligne avec un assistant IA et que l'appel peut être enregistré et partagé avec nos prestataires de services ; l'enregistrement de la durée de chaque appel que nous conservons pour la facturation indique désormais aussi, pour un appel auquel l'assistant répond, quelle version de l'annonce a été utilisée, la langue de l'appel et si l'annonce a été entendue ; et si un appelant demande à l'assistant de ne pas garder de trace de l'appel, nous n'en conservons ni transcription ni résumé. (PR de l'annonce de l'assistant IA, 25 octobre 2026.) • Article 2 (article 2.3 du DPA téléchargeable) — l'assistant téléphonique : chaque fois que Twilio fait sonner votre numéro de transfert (sauf pour un appel passé pendant que notre service est injoignable), la personne qui décroche doit appuyer sur 1 pour prendre l'appel, et l'appel vers votre numéro de transfert n'est pas enregistré et aucune IA ne l'entend ; et un appel arrivé alors que l'assistant avait déjà autant d'appels simultanés que vous en autorisez, et que personne ne prend sur votre numéro de transfert, reçoit une réponse de l'assistant uniquement pour prendre un message et est traité et conservé comme tout autre appel auquel il répond. (PR du filtrage des appels et du message de repli, 25 octobre 2026.) • Article 2 — la configuration DNS automatique (Domain Connect) : si le DNS de votre domaine est géré par un fournisseur pour lequel nous l'avons activée (uniquement après que ce fournisseur a accepté nos modèles d'enregistrements), nous envoyons le nom de votre domaine au service public Domain Connect de ce fournisseur pour lui demander s'il peut ajouter les enregistrements de configuration de votre site web ou de votre messagerie et, si vous choisissez la configuration automatique, nous dirigeons votre navigateur vers la page d'approbation de ce fournisseur, sur son propre site, avec un lien signé qui indique les enregistrements DNS à ajouter ; le fournisseur n'effectue les modifications que si vous les y approuvez et agit pour votre compte, et non en tant que sous-traitant ultérieur de VIVE AI, Inc. ; et nous ne conservons rien de ses réponses. (PR de la configuration DNS en un clic de la configuration guidée, 26 octobre 2026.) • Article 2 (articles 2.3 et 2.5 du DPA téléchargeable) — le SMS avec lien de réservation envoyé par l'assistant téléphonique : si vous l'activez (il est désactivé par défaut), un appelant qui demande à réserver et répond clairement oui peut recevoir un SMS par appel contenant votre lien de réservation, envoyé en votre nom au numéro depuis lequel il appelle ; son texte est fixe, sans publicité, et il n'est jamais envoyé entre 20 h et 8 h (fuseau horaire de votre établissement), à un numéro qui a répondu STOP, ni au-delà d'une limite quotidienne par numéro ; l'heure d'envoi, les mots par lesquels l'appelant a dit oui et la référence du message chez le fournisseur de SMS sont conservés et supprimés avec l'historique de cet appel. (PR du SMS avec lien de réservation pour les appelants, 6 novembre 2026.) • Articles 2 et 7 et annexe 1 — corrections et ajouts (6 novembre 2026) : les témoignages de votre site web sont désormais décrits comme leurs propos et leur note en étoiles, sans le nom du client, que nous ne conservons pas ; les catégories de données mentionnent désormais aussi la date de naissance qu'une personne peut indiquer dans un formulaire de contact ou de demande sur votre site web, les traces de consentement conservées avec ces formulaires, l'historique des événements de chaque prospect, et les commentaires et messages privés d'une page Facebook ou d'un compte Instagram que vous connectez ; l'article 7 décrit désormais comment les demandes de confidentialité sont confirmées par e-mail, la copie des données d'un visiteur que nous pouvons envoyer, comment une opposition à la vente, au partage ou à la publicité ciblée est vérifiée, et la règle selon laquelle les formulaires de votre site web n'acceptent que les personnes de 16 ans ou plus ; et l'annexe 1 indique désormais qu'une réservation faite avec une adresse e-mail qui s'y est opposée n'est jamais envoyée. • Article 7 (articles 7.2 et 7.3 du DPA téléchargeable) — demandes relatives à la vie privée (7 novembre 2026) : nous vous transmettons toujours chaque demande que nous recevons au sujet de vos données et chaque demande faite sur votre site web OwnersPal. L'article 7 précise désormais quand nous y répondons ou y donnons suite nous-mêmes : uniquement lorsque vous nous le demandez, ou lorsque vous n'y avez pas répondu dans le délai fixé par la loi, afin de vous aider à le respecter. • Inchangé en v1.1 : la description, à l'article 7, de la façon dont la demande d'un visiteur de votre site web vous parvient ; les entrées ci-dessus ajoutent comment ces demandes sont confirmées et traitées, et quand nous y répondons ou y donnons suite. v1.0 — 14 juillet 2026. La première version enregistrée avec une trace d'acceptation côté serveur.
Comment utiliser cette page
Lisez-le une fois. Si vos politiques exigent un instrument entièrement signé, téléchargez le fichier Markdown, contresignez-le, puis envoyez-le par e-mail à privacy@ownerspal.app. Nous le contresignerons et vous le renverrons sous cinq jours ouvrés. Sinon, votre utilisation du Service vaut acceptation.
Télécharger le DPA (Markdown)1. Champ d'application et rôles
Lorsque vous utilisez OwnersPal, vous (le Client) êtes le responsable du traitement de toutes les données personnelles que vous soumettez : les avis, les témoignages de clients que vous publiez sur votre propre site web, prospects, listes de contacts et jetons de comptes publicitaires de vos clients, ainsi que les réservations, commandes, demandes de devis et inscriptions sur liste d'attente que vos clients soumettent via votre site web OwnersPal. OwnersPal est le sous-traitant de ces données. Le présent DPA couvre le RGPD, le RGPD britannique, la CCPA/CPRA et d'autres lois comparables en matière de confidentialité dans la mesure où elles vous sont applicables. Il ne couvre pas les données qu'OwnersPal collecte directement auprès de vous en qualité de responsable du traitement (e-mail de facturation, connexion, analyses du produit) : celles-ci sont traitées dans notre Politique de confidentialité publiée.
2. Objet, durée, nature et finalité
Objet : les données personnelles que vous ou vos utilisateurs finaux soumettez au Service. Durée : aussi longtemps que votre abonnement est actif, plus toute conservation postérieure à la résiliation nécessaire à la suppression ou à l'exportation. Nature et finalité : fournir le Service — génération de contenu, gestion publicitaire, suivi des avis, importation des témoignages que vous publiez sur votre propre site web, captation de prospects, gestion des réservations, réception des commandes et des devis, gestion des listes d'attente, réponse à vos appels téléphoniques entrants avec l'assistant téléphonique facultatif (voir ci-dessous), fiches d'établissement, analyses, communication de données du Service et de statistiques dérivées aux applications tierces que vous autorisez (voir l'article 3) et tout traitement auxiliaire strictement nécessaire pour fournir ces fonctionnalités. Personnes concernées : vos clients et prospects, ainsi que votre propre personnel qui utilise OwnersPal et les personnes qui appellent votre numéro d'assistant téléphonique, si vous en avez un. Catégories de données : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, texte libre des formulaires de captation, le montant de la vente que vous enregistrez pour un prospect devenu client, détails des réservations et des rendez-vous (par exemple l'heure demandée et le nombre de convives), le numéro de téléphone d'une personne qui appelle votre numéro d'assistant téléphonique ainsi que l'heure, la durée et l'issue de l'appel, une transcription écrite et un résumé des appels auxquels l'assistant téléphonique répond, les messages laissés par téléphone, texte libre des commandes et des devis, contenu des avis publics, témoignages de clients publiés sur votre site web (leurs propos et leur note en étoiles uniquement ; nous ne conservons pas le nom du client), métadonnées des fiches publiques, l'avancement de la configuration de votre site web, de votre messagerie professionnelle, de votre fiche Google et de vos profils de réseaux sociaux (y compris les fournisseurs DNS et de messagerie de votre domaine ; les enregistrements DNS que nous lisons dans le DNS public, dont les serveurs de messagerie, ou enregistrements MX, qu'utilise votre domaine ; le fournisseur de messagerie que vous avez choisi ; les valeurs que vous copiez depuis votre fournisseur de messagerie et collez dans OwnersPal — le code de vérification du domaine, la clé publique DKIM, ainsi que le nom du serveur de messagerie et les noms d'hôte DKIM de Microsoft —, qui sont des valeurs DNS publiques et jamais des mots de passe ; et, pour votre fiche Google, son identifiant de lieu Google, le fait que la fiche affiche ou non votre site web et la date de notre dernière comparaison, l'identifiant de lieu Google d'un résultat de recherche qui s'est révélé ne pas être votre fiche et la date à laquelle nous l'avons constaté (pour ne pas le consulter de nouveau pendant 29 jours), le fait que vous ayez déjà eu une fiche Google ou qu'il vous en fallait une, la façon dont vous faites valider la fiche par Google (carte postale, téléphone, e-mail, vidéo ou validation instantanée) et le moment où vous nous avez indiqué avoir demandé une carte postale à Google ; ces identifiants de lieu Google sont les seules informations que nous conservons de ce que Google renvoie lorsque nous vérifions la fiche ; et, pour vos profils de réseaux sociaux (Facebook, Instagram et Threads), les réseaux sociaux que vous avez choisis, le nom d'utilisateur (@nom) que vous avez choisi pour eux, le nom d'utilisateur figurant dans le lien de chaque profil que vous avez déjà, le texte de profil que nous avons rédigé pour vous ou que vous avez modifié ou approuvé, la façon dont il a été rédigé, le moment où vous nous avez demandé des brouillons, ainsi que ce que vous nous avez indiqué avoir fait (les vérifications que vous avez faites sur vos propres pages publiques et les étapes de sécurité du compte que vous avez cochées), jamais de mots de passe, de codes d'authentification à deux facteurs ni de codes de récupération ; et, pour une page Facebook ou un compte Instagram que vous avez connecté, le résultat de la vérification de ce profil (les éléments qui correspondaient à ce que vous aviez configuré, jamais le contenu du profil), que nous supprimons lorsque vous déconnectez cette plateforme, lorsque Meta nous demande de supprimer ses données et avec votre compte), l'adresse de votre propre domaine à laquelle vous nous demandez d'envoyer un e-mail de test (utilisée uniquement pour envoyer cet e-mail ; l'avancement de la configuration ne conserve que le moment où le dernier e-mail de test a été envoyé et le fait que vous ayez confirmé ou non sa réception) et jetons d'accès aux plateformes publicitaires que vous autorisez. Si vous connectez votre propre Google Search Console pendant la configuration, les catégories de données comprennent aussi les jetons d'accès que Google nous remet pour celle-ci, l'adresse de votre site web telle que nous l'enregistrons auprès de Google, le code de validation que Google émet pour cette adresse (que votre site web affiche dans le code de sa page pour que Google puisse confirmer qu'il vous appartient) et votre niveau d'autorisation sur le site web dans Search Console. Nous les utilisons uniquement pour valider votre site web auprès de Google, l'ajouter à votre Search Console, envoyer sa liste de pages et vérifier que vous en êtes toujours indiqué comme propriétaire, conformément au Règlement sur les données utilisateur des services d'API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée : nous ne les utilisons à aucune autre fin, ne les transférons que lorsque c'est nécessaire pour fournir ce service et ne les vendons pas. Nous ne lisons aucune de vos données de recherche Search Console, et nous supprimons ces éléments lorsque vous déconnectez Search Console, sous 7 jours (ou sous 9 jours si Google n'a pas pu être joint pendant plus d'un jour) lorsque la connexion prend fin d'une autre manière, et avec votre compte. Si le DNS de votre domaine est géré par un fournisseur pour lequel nous avons activé la configuration automatique au moyen du standard Domain Connect (ce que nous ne faisons pour un fournisseur qu'après qu'il a accepté nos modèles d'enregistrements), alors, tant que la configuration de votre site web ou de votre messagerie comporte encore des enregistrements DNS à ajouter, nous lisons l'enregistrement DNS public _domainconnect de votre domaine et envoyons le nom de votre domaine, sans aucune autre donnée personnelle, au service public Domain Connect de ce fournisseur pour lui demander s'il peut ajouter ces enregistrements. Si vous choisissez la configuration automatique, nous dirigeons votre navigateur vers la page d'approbation de ce fournisseur, sur son propre site, avec un lien, signé par VIVE AI, Inc., qui indique votre domaine, les enregistrements DNS à ajouter (les mêmes enregistrements DNS publics que l'étape de configuration vous montre à copier à la main) et la page OwnersPal vers laquelle revenir ; le fournisseur n'effectue les modifications que si vous les y approuvez. Ce fournisseur agit pour votre compte et n'est pas un sous-traitant ultérieur de VIVE AI, Inc. ; nous ne recevons jamais vos identifiants de connexion chez ce fournisseur et nous ne conservons rien de l'enregistrement _domainconnect ni des réponses du fournisseur. En dehors des informations de santé que les personnes qui appellent votre assistant téléphonique peuvent mentionner (comme une allergie), traitées comme décrit ci-dessous, ne soumettez pas de données de catégories particulières (santé, biométrie, etc.) sauf accord écrit de notre part. Le Service produit également des statistiques agrégées pour votre site web publié : des compteurs quotidiens de pages vues et d'appuis sur les boutons avec une source de trafic approximative (un domaine référent ou « direct »). Ces compteurs n'utilisent ni cookies ni identifiants d'appareil, ne conservent aucune adresse IP, ne peuvent être rattachés à aucune personne et sont conservés pendant 13 mois glissants. Si un utilisateur signalant un problème y consent expressément (via une invite de consentement affichée avant toute capture), nous traitons également une capture d'écran de diagnostic de la page qu'il consultait, laquelle peut incidemment contenir des données personnelles visibles à l'écran ; les captures sont conservées dans un stockage à accès contrôlé, supprimées automatiquement au plus tard après 90 jours (les envois jamais joints à un signalement, sous environ 24 heures) et supprimées lors de la suppression du compte. La mesure des conversions publicitaires est décrite à l'annexe 1. Le Service conserve également des registres des recommandations qu'il vous fait, de votre décision pour chacune et des résultats obtenus ensuite, sous forme de décomptes et de totaux, sans noms de clients, adresses e-mail, numéros de téléphone ni texte d'avis ; ces registres sont conservés jusqu'à 36 mois et supprimés avec votre compte. Les catégories de données comprennent aussi : la date de naissance qu'une personne choisit d'indiquer dans un formulaire de contact ou de demande sur votre site web OwnersPal (dans un formulaire de réservation ou de liste d'attente, elle est seulement vérifiée et n'est pas conservée) ; une trace de chaque consentement donné avec ces formulaires (le texte exact accepté, sa version, l'heure, l'adresse IP et l'agent utilisateur du navigateur) ; un historique des événements de chaque prospect (sa captation, chaque message de relance envoyé et toute désinscription) ; et le texte et le nom de l'auteur des commentaires et messages privés envoyés à une page Facebook ou à un compte Instagram que vous connectez, que nous affichons dans votre boîte de réception OwnersPal. Assistant téléphonique : si vous l'activez, nous répondons pour vous aux appels entrants vers votre numéro d'assistant téléphonique. Avant toute chose, chaque appelant auquel l'assistant répond entend en anglais qu'il est en ligne avec un assistant IA et que l'appel peut être enregistré et partagé avec nos prestataires de services. Normalement, il entend cette phrase (traduite ici) : « Bonjour, vous êtes en ligne avec l'assistant IA de [nom de votre établissement]. Cet appel peut être enregistré et partagé avec nos prestataires de services. » ; si l'assistant décroche mais que notre service ne peut pas confirmer l'appel, il dit celle-ci : « Bonjour, vous êtes en ligne avec un assistant IA. Cet appel peut être enregistré et partagé avec nos prestataires de services. », indique que la ligne n'est pas disponible et met fin à l'appel. Le modèle Gemini de Google, utilisé via ElevenLabs, peut lire tout ce que l'appelant dit avant la fin de l'appel, et nous ne conservons aucune transcription d'un tel appel. Les mots que vous ajoutez au message d'accueil viennent après cette annonce ; vous ne pouvez ni la modifier ni la supprimer. Nous n'enregistrons pas l'audio des appels. Twilio achemine l'appel, ElevenLabs traite la voix de l'appelant en direct et le modèle de langage Gemini de Google, utilisé via ElevenLabs, rédige les réponses ; lorsque l'assistant transfère un appel, Twilio ne le met en relation qu'avec votre numéro de transfert. Les appels vers votre numéro d'assistant téléphonique passés lorsque l'assistant est désactivé ou ne peut pas répondre sont traités uniquement par Twilio : Twilio met l'appelant en relation avec votre numéro de transfert si vous en avez défini un et, sinon, ou si personne ne répond, diffuse un message vocal fixe indiquant que la ligne n'est pas disponible. Aucune IA n'écoute ces appels, et ni ElevenLabs ni le modèle Gemini de Google ne les reçoivent. Twilio conserve aussi votre numéro de transfert dans les réglages du numéro de votre assistant téléphonique afin de pouvoir encore mettre les appels en relation lorsque notre service est injoignable ; nous demandons à Twilio de l'en retirer lorsque vous le modifiez ou l'effacez ou supprimez votre compte, et nous renouvelons la demande jusqu'à ce qu'il soit retiré (d'ici là, un appel passé pendant que notre service est injoignable peut encore être mis en relation avec l'ancien numéro). Chaque fois que Twilio fait sonner votre numéro de transfert pour un appel auquel l'assistant ne répond pas ou pour un appel qu'il transfère (sauf un appel passé pendant que notre service est injoignable), la personne qui décroche entend d'abord un message vocal fixe de Twilio qui nomme votre établissement et lui demande d'appuyer sur 1 pour répondre, et l'appelant n'est mis en relation qu'une fois qu'elle a appuyé sur 1, dans un délai d'environ 8 secondes ; si personne ne décroche ou n'appuie sur 1, l'appel est considéré comme sans réponse (si bien qu'une messagerie vocale sur ce numéro ne le prend pas), et l'appelant entend le message vocal fixe indiquant que la ligne n'est pas disponible. L'appel vers votre numéro de transfert n'est pas enregistré et aucune IA ne l'entend. Une exception : si un appel est arrivé alors que l'assistant avait déjà autant d'appels simultanés que vous en autorisez et que personne ne le prend sur votre numéro de transfert, l'assistant y répond uniquement pour prendre un message. L'appelant entend d'abord l'annonce d'ouverture, puis que tout le monde est occupé et que l'assistant peut prendre un message ; l'assistant peut répondre aux questions à partir de vos informations publiées et prendre un message, mais ne peut ni réserver ni transférer, et l'appel dure au plus 3 minutes environ. Un tel appel est traité et conservé comme tout autre appel auquel l'assistant répond, comme décrit ici, et ne compte pas dans votre limite d'appels simultanés ; s'il ne reste pas assez de minutes, ou si l'assistant est injoignable pour cet appel, l'appelant entend le message vocal fixe indiquant que la ligne n'est pas disponible, et votre numéro de transfert ne sonne pas une seconde fois. Pour un appel auquel l'assistant répond, nous conservons le numéro de téléphone de l'appelant (sauf s'il est masqué), l'heure, la durée et l'issue de l'appel, ainsi qu'une transcription et un résumé ; pour tout autre appel vers votre numéro, y compris un appel que notre service n'a pas pu confirmer, nous conservons au plus le numéro de téléphone de l'appelant ainsi que l'heure, la durée et l'issue de l'appel. Avant d'enregistrer une transcription ou un résumé, nous en retirons automatiquement les numéros de carte, de compte bancaire et de pièce d'identité officielle ainsi que les termes médicaux que nous détectons ; la détection peut en laisser passer certains, et les termes médicaux ne sont détectés qu'en anglais. Cet historique d'appels est supprimé automatiquement au bout de 90 jours, ou plus tôt si vous supprimez l'appel, désactivez l'assistant téléphonique ou supprimez votre compte. Une réservation ou un message pris par l'assistant, avec, pour une réservation, l'accord oral de l'appelant à vos conditions de réservation, vous est transmis comme une réservation ou un message ordinaire de votre boîte de réception ; il constitue vos données et est conservé et supprimé comme toute autre réservation ou tout autre message, jusqu'à ce que vous le supprimiez ou supprimiez votre compte. Il vous parvient tel que l'appelant l'a donné, seuls les numéros de carte que nous détectons étant retirés, afin que vous puissiez tenir compte d'informations comme une allergie ; nous n'utilisons ces informations que pour traiter l'appel et pour vous fournir votre historique d'appels ainsi que la réservation ou le message de l'appelant. Nous conservons aussi, pour la facturation, un enregistrement de la durée de chaque appel qui ne contient aucune donnée sur l'appelant ; il est supprimé avec votre compte. Pour un appel auquel l'assistant répond, sauf un appel que notre service n'a pas pu confirmer, cet enregistrement indique aussi quelle version de l'annonce d'ouverture a été utilisée, la langue de l'appel et si l'annonce a été entendue, ce que nous vérifions à partir de la transcription de l'appel avant d'en retirer quoi que ce soit ; l'enregistrement de tout autre appel n'indique aucune version et ne marque pas l'annonce comme entendue. Si un appelant demande à l'assistant de ne pas garder de trace de l'appel, l'assistant a pour consigne de lui dire que l'appel ne sera pas conservé et de noter la demande, et nous ne conservons alors ni transcription ni résumé de l'appel ; nous conservons toujours dans votre historique d'appels le numéro de téléphone de l'appelant ainsi que l'heure, la durée et l'issue de l'appel ; toute réservation ou tout message pris pendant l'appel et l'enregistrement de facturation de l'appel sont conservés comme d'habitude ; et nous demandons à ElevenLabs et à Twilio de supprimer leurs copies comme pour tout appel. ElevenLabs travaille sur la conversation avant que quoi que ce soit en soit retiré. Nous demandons à ElevenLabs et à Twilio de supprimer leurs copies de chaque appel une fois celui-ci terminé : normalement juste après l'appel, et dans un délai de deux jours si nous ne recevons pas l'avis de fin d'appel. Pour un appel passé pendant que notre service était injoignable, nous le demandons dans un délai d'environ une heure après le rétablissement de notre service ; le journal d'un appel passé plus de trois jours avant ce moment reste chez Twilio, selon sa propre durée de conservation. Si cet avis ne nous parvient jamais et que nous n'avons pas non plus pu relier l'appel à sa conversation ElevenLabs au moment où il a commencé, nous ne pouvons pas indiquer à ElevenLabs quelle conversation supprimer ; seul le plafond de 30 jours d'ElevenLabs la supprime alors. En tout état de cause, ElevenLabs conserve une conversation 30 jours au plus. Lorsque vous supprimez votre compte, nous le demandons de nouveau à Twilio pour les appels encore présents dans votre historique ; Twilio peut conserver les enregistrements que la loi l'oblige à conserver. L'assistant téléphonique ne prend ni paiement ni commande et ne passe aucun appel sortant de sa propre initiative ; il se contente de mettre l'appelant en relation avec votre numéro de transfert. Il n'envoie aucun SMS, à une exception près : si vous activez les SMS avec lien de réservation (désactivés par défaut et disponibles uniquement lorsque nous les proposons), lorsqu'un appelant demande à réserver, l'assistant peut lui proposer de lui envoyer votre lien de réservation par SMS, et il a pour instruction de ne l'envoyer qu'après que l'appelant a clairement répondu oui. Nous envoyons alors un SMS, au plus un par appel, en votre nom via Twilio depuis notre numéro, au numéro depuis lequel l'appelant appelle. Le texte est fixe et rédigé dans la langue de l'appelant : il nomme votre établissement, donne votre lien de réservation et indique comment se désabonner en répondant STOP ; il ne contient aucune publicité. Il n'est jamais envoyé entre 20 h et 8 h dans le fuseau horaire de votre établissement (et n'est pas envoyé plus tard à la place), à un numéro qui a répondu STOP à un message de notre numéro, ni à un numéro qui a atteint la limite quotidienne de ces SMS. Avec l'enregistrement de l'appel, nous conservons l'heure d'envoi, les mots par lesquels l'appelant a dit oui (sans les numéros de carte que nous détectons) et la référence Twilio du message ; ils sont conservés et supprimés avec l'enregistrement de cet appel.
3. Instructions du client
OwnersPal ne traite les données personnelles que selon vos instructions documentées. Les paramètres que vous configurez dans le tableau de bord OwnersPal — connexions aux plateformes, définitions d'audience, règles d'approbation, accès que vous accordez à des applications tierces dans Paramètres → Assistants IA (y compris les autorisations que vous sélectionnez sur l'écran d'autorisation), actions administratives — constituent vos instructions documentées au sens de l'article 28(3)(a) du RGPD. Si nous estimons qu'une de ces instructions est illicite, nous vous en informerons rapidement ; nous ne fournissons pas de conseil juridique. Une application que vous autorisez dans Paramètres → Assistants IA, comme un assistant IA, agit pour votre compte et n'est pas un sous-traitant ultérieur de VIVE AI, Inc. Nous n'envoyons pas vos données à son fournisseur de notre propre initiative : l'application les récupère en vertu de votre autorisation, et uniquement dans la limite des autorisations que vous avez sélectionnées. Tout transfert ultérieur, y compris hors de l'EEE, du Royaume-Uni ou de la Suisse, relève de votre propre accord avec le fournisseur de cette application.
4. Sous-traitants ultérieurs
La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs d'OwnersPal se trouve sur la page /subprocessors. C'est la source de vérité unique — nous la mettons à jour à chaque changement de prestataire. Nous vous donnerons un préavis d'au moins 30 jours avant d'ajouter un nouveau sous-traitant ultérieur ; si vous vous y opposez par écrit pendant cette période et qu'aucun accord n'est trouvé, vous pouvez résilier la partie concernée du Service. OwnersPal demeure responsable envers vous de tout ce que font nos sous-traitants ultérieurs.
5. Mesures de sécurité
OwnersPal maintient des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées : TLS 1.2+ en transit et AES-256 au repos ; accès selon le principe du moindre privilège avec journalisation d'audit ; revues d'accès trimestrielles ; formation écrite du personnel à la confidentialité et à la protection des données ; analyse des dépendances et gestion des correctifs ; sauvegarde et reprise après sinistre adaptées à un SaaS de cette envergure. Les mesures ci-dessus sont nos engagements à la date indiquée ci-dessus et peuvent évoluer, mais ne s'affaibliront pas de manière significative.
6. Violation de données personnelles
Si nous confirmons une violation de données personnelles affectant vos données, nous vous en informerons sans délai injustifié et dans les 72 heures. La notification comprendra ce que nous savons à ce stade : nature de la violation, catégories et nombre approximatif d'enregistrements concernés, conséquences probables, et les mesures que nous avons prises.
7. Demandes des personnes concernées
Nous vous aiderons à répondre aux demandes de vos clients souhaitant exercer leurs droits — accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition. Si nous recevons directement une demande concernant vos données, nous vous la transmettrons. Nous ne répondons à une telle demande ou n'y donnons suite que lorsque vous nous le demandez, ou lorsque vous n'y avez pas répondu dans le délai fixé par la loi, afin de vous aider à le respecter. Lorsqu'un visiteur d'un site web qu'OwnersPal héberge pour vous utilise son formulaire « Vos choix de confidentialité », OwnersPal vous transmet la demande par e-mail et dans votre boîte de réception OwnersPal. C'est vous qui y répondez ; OwnersPal n'y répond ou n'y donne suite que lorsque vous le lui demandez, ou lorsque vous n'y avez pas répondu dans le délai fixé par la loi, afin de vous aider à le respecter, et consigne lequel des deux cas s'est appliqué. OwnersPal conserve une trace de chaque demande (référence, type, message facultatif, empreinte à sens unique de l'adresse e-mail du visiteur et date de réception) pendant 24 mois afin de vous aider à répondre et de documenter les délais de réponse, puis supprime le message et l'empreinte. Le nom et l'adresse e-mail du visiteur restent dans votre boîte de réception. Toute demande de confidentialité, qu'elle soit faite avec ce formulaire ou avec le formulaire de demande de confidentialité d'OwnersPal, est confirmée par e-mail : nous envoyons à l'adresse indiquée un lien valable 14 jours, et nous ne communiquons, ne rectifions ni ne supprimons aucune donnée personnelle pour cette demande tant qu'il n'a pas été ouvert ; nous enregistrons quand et comment la demande a été confirmée. Lorsqu'OwnersPal envoie à un visiteur une copie des données que le Service conserve pour son adresse e-mail pour votre entreprise (prospects, réservations, inscriptions sur liste d'attente et conversations de la boîte de réception avec leurs messages), il s'agit d'un seul fichier envoyé au moyen d'un lien valable 24 heures, et le fichier est supprimé dans les 24 heures qui suivent l'expiration de ce lien. La demande d'un visiteur de s'opposer à la vente ou au partage de ses informations personnelles, ou à la publicité ciblée, prend effet dès sa réception et ne nécessite aucune confirmation. Avant d'envoyer une réservation à Meta ou à Google au titre de l'annexe 1, nous comparons l'adresse e-mail indiquée avec elle aux empreintes conservées avec ces demandes, et nous n'envoyons pas une réservation faite avec une adresse qui s'y est opposée. Contrairement aux autres demandes faites sur un site web décrites ci-dessus, une opposition conserve son empreinte au-delà de 24 mois, aussi longtemps que nécessaire pour continuer à la respecter ; seul son message est alors supprimé. Les formulaires de contact et de demande, les formulaires de réservation et les listes d'attente de votre site web OwnersPal, ainsi que vos pages de captation de prospects, n'acceptent un envoi que d'une personne qui confirme avoir 16 ans ou plus, en cochant une case ou en indiquant une date de naissance qui le montre. La case cochée n'est pas conservée.
8. Transferts internationaux
Sous réserve de ce que prévoit l'article 3 pour les applications que vous autorisez dans Paramètres → Assistants IA, lorsque des données personnelles quittent l'EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse dans le cadre de la fourniture du Service, OwnersPal utilise un mécanisme de transfert valide — y compris les clauses contractuelles types de l'UE (décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission) et l'IDTA du Royaume-Uni — incorporées ici par référence. Vous concluez le ou les modules pertinents de ces clauses avec OwnersPal et autorisez OwnersPal à les conclure avec nos sous-traitants ultérieurs en votre nom.
9. Contrôle
Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer notre conformité à ce DPA, y compris des réponses écrites à des questionnaires de sécurité raisonnables. Si nous obtenons un rapport SOC 2 / ISO 27001, le partager sous accord de confidentialité satisfait votre droit d'audit au titre de l'article 28(3)(h) du RGPD. Sinon, vous pouvez effectuer un audit sur site une fois tous les douze mois avec un préavis de 30 jours, à vos frais, pendant les heures normales de bureau — sans perturber les opérations ni accéder aux données d'autres clients.
10. Restitution et suppression des données
À la fin de votre abonnement, vous choisissez — dans un délai de 45 jours — entre (a) un export de vos données personnelles dans un format exploitable par machine, ou (b) leur suppression avec un certificat écrit. Si la loi nous oblige à conserver certaines données plus longtemps, nous les conservons sous les protections de ce DPA. Nous pouvons également conserver des enregistrements d'audit hachés et salés strictement à des fins de prévention des abus et de défense juridique (le durcissement PII de mai 2026 a remplacé l'e-mail en clair par des hachages HMAC-SHA256 dans la piste d'audit de suppression de compte) — ces enregistrements ne sont pas des données personnelles de la personne supprimée. Lorsque vous supprimez vous-même votre compte dans vos paramètres, nous vous présentons à ce moment un rapport de suppression (par catégorie : ce qui a été supprimé, où c'était stocké, et ce que nous ou nos sous-traitants conservons, pourquoi et jusqu'à quand, avec un téléchargement sous forme de tableur) et envoyons le même résumé à l'adresse e-mail du compte. Si la suppression ne peut pas aboutir à ce moment-là, nous enregistrons la demande, terminons la suppression ensuite et envoyons le rapport par e-mail une fois celle-ci terminée ; ce rapport couvre ce qui a été supprimé lorsque la suppression s'est terminée. Nous ne gardons aucune copie de ce rapport. Nous conservons cette trace d'audit de la suppression pendant 3 ans après la suppression, puis nous la supprimons. Les copies de vos données personnelles dans nos sauvegardes de base de données disparaissent dans les 7 jours suivant une suppression, à mesure que ces sauvegardes expirent, et les mentions dans nos journaux d'hébergement et de suivi des erreurs dans les 90 jours. Tant que la personne qui utilise un compte n'a pas confirmé avoir 18 ans ou plus et être autorisée à gérer le marketing de l'entreprise, ni accepté les Conditions d'utilisation, la Politique de confidentialité et le présent DPA, le compte n'affiche que l'écran qui le demande. Sans cela, nous supprimons le compte et toutes les données personnelles qu'il contient 30 jours après sa création ou, pour un compte créé avant que nous commencions à le demander, 30 jours après le jour où nous avons commencé. Sept jours avant, nous envoyons un seul e-mail à l'adresse du compte avec la date et un lien pour terminer, nous conservons la date de cet e-mail avec le compte et nous ne supprimons pas le compte moins de 7 jours après cet e-mail. Un compte avec un forfait payant actif ou en essai, ainsi que les comptes que nous exploitons nous-mêmes, ne sont jamais supprimés de cette façon ; nous contactons plutôt le titulaire du compte.
11. Durée
Ce DPA prend effet à la date indiquée ci-dessus et court pendant la durée de votre abonnement. Les sections 6, 7, 9, 10, et toute autre disposition devant par nature survivre, y survivent.
Annexe 1. Registre de traitement : mesure des conversions publicitaires
Finalité : mesurer les conversions publicitaires pour vos propres comptes Meta et Google Ads, afin que vous puissiez voir lesquelles de vos campagnes ont abouti à une réservation réelle. Données personnelles : un hachage SHA-256 de l'adresse e-mail et du numéro de téléphone que votre client a indiqués lors de la réservation, calculé en mémoire au moment de l'envoi et jamais stocké ni journalisé par OwnersPal (l'adresse e-mail et le numéro de téléphone eux-mêmes ne sont jamais envoyés) ; l'identifiant de clic publicitaire de sa visite (gclid pour Google, fbclid pour Meta) ; et l'heure à laquelle la réservation a été effectuée. Aucun montant de réservation n'est envoyé. Google ne reçoit les hachages que lorsque votre compte Google Ads indique avoir accepté les conditions de Google relatives aux données client ; sinon, il reçoit uniquement l'identifiant de clic. Personnes concernées : vos clients qui ont effectué une réservation (confirmée ou honorée) sur votre site web OwnersPal après avoir cliqué sur l'une de vos publicités. Destinataires : Meta Platforms (Conversions API) et Google (conversions hors ligne de clics Google Ads), chacun recevant les données pour votre propre compte publicitaire. Fréquence : une fois par jour, par une tâche automatisée. Conservation : aucune du côté d'OwnersPal pour les valeurs hachées. Une réservation ne peut être envoyée que dans les 30 jours suivant sa création (7 jours pour Meta). OwnersPal ne conserve qu'un enregistrement d'envoi (identifiant de réservation, plateforme et statut). La suppression de la réservation, y compris via une demande d'effacement, la supprime avec son enregistrement d'envoi, de sorte qu'elle n'est jamais envoyée par la suite ; la déconnexion de votre compte publicitaire arrête tous les envois. Condition : le visiteur a accepté les cookies marketing sur votre site web et son navigateur n'a envoyé aucun signal Global Privacy Control. Les réservations sans identifiant de clic recueilli avec ce consentement ne sont jamais envoyées. Une réservation faite avec une adresse e-mail qui s'est opposée à la vente ou au partage, ou à la publicité ciblée (article 7), n'est jamais envoyée.
Questions, réponses d'audit, ou copie signée :