Phụ lục xử lý dữ liệu
Cập nhật lần cuối: ngày 26 tháng 10 năm 2026
Phiên bản 1.1
Phụ lục xử lý dữ liệu (DPA) này điều chỉnh dữ liệu cá nhân mà OwnersPal xử lý thay mặt bạn khi bạn sử dụng Dịch vụ. Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ, nhiều khả năng bạn không cần bản có chữ ký — nhưng tài liệu này luôn có sẵn ở đây nếu khách hàng, bộ phận pháp lý hoặc công ty bảo hiểm của bạn yêu cầu. Các điều khoản dưới đây phản ánh mẫu DPA tiêu chuẩn dành cho bên xử lý dữ liệu của IAPP, được điều chỉnh theo danh sách bên xử lý phụ của OwnersPal tại /subprocessors.
Nhật ký thay đổi
Phiên bản 1.1 bổ sung các nội dung công bố thông tin và, tại Mục 2, 3 và 8, mô tả cách xử lý các ứng dụng bên thứ ba mà bạn cấp quyền; bạn không cần chấp nhận lại. v1.1 — ngày 17 tháng 9 năm 2026. Những thay đổi so với v1.0 (ngày 14 tháng 7 năm 2026): • Phụ lục 1 — hồ sơ hoạt động xử lý cho việc đo lường chuyển đổi quảng cáo: những gì được gửi cho Meta và Google đối với các tài khoản quảng cáo của chính bạn (mã nhận dạng lượt nhấp quảng cáo kèm giá trị băm SHA-256 của địa chỉ email hoặc số điện thoại được cung cấp khi đặt chỗ, không bao giờ là chính địa chỉ email hoặc số điện thoại đó), tần suất một lần mỗi ngày, khoảng thời gian đủ điều kiện 30 ngày (7 ngày đối với Meta) và điều kiện về sự đồng ý nhận tiếp thị. (PR #2284, ngày 13 tháng 9 năm 2026.) • Mục 2.7 của bản DPA có thể tải xuống — ảnh chụp màn hình chẩn đoán đính kèm báo cáo sự cố khi người dùng chủ động đồng ý, có thể vô tình chứa dữ liệu cá nhân hiển thị trên màn hình, cùng với giới hạn thời gian lưu giữ và cách xóa các ảnh này. (PR #2040, ngày 19 tháng 8 năm 2026.) • Mục 2 — phần mô tả những gì chúng tôi xử lý thay mặt bạn nay nêu rõ việc nhập lời chứng thực mà bạn đăng trên trang web của chính bạn, xử lý lịch hẹn và đặt chỗ, tiếp nhận đơn hàng và yêu cầu báo giá, và quản lý danh sách chờ. (PR #2284, ngày 13 tháng 9 năm 2026.) • Mục 10 — báo cáo xóa dữ liệu được hiển thị khi bạn tự xóa tài khoản của mình, và bản tóm tắt được gửi qua email đến địa chỉ email của tài khoản. (PR về báo cáo xóa tài khoản, ngày 27 tháng 9 năm 2026.) • Mục 2 — các loại dữ liệu nay nêu rõ giá trị bán hàng mà bạn có thể ghi lại cho một khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng của bạn. (PR về trang giá trị khách hàng tiềm năng, ngày 27 tháng 9 năm 2026.) • Mục 10 — thời gian chúng tôi lưu giữ bản ghi kiểm tra (audit) việc xóa (3 năm), và các bản sao trong bản sao lưu cơ sở dữ liệu của chúng tôi (tối đa 7 ngày) và trong nhật ký dịch vụ lưu trữ (hosting) và nhật ký theo dõi lỗi của chúng tôi (tối đa 90 ngày) sau khi xóa. (PR về thời gian lưu giữ sau khi xóa, ngày 2 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — phần mô tả những gì chúng tôi xử lý nay nêu rõ các bản ghi về những đề xuất mà Dịch vụ đưa ra cho bạn, quyết định của bạn đối với từng đề xuất và kết quả sau đó (số lượng và tổng số, được lưu giữ tối đa 36 tháng). (PR về bản ghi quyết định, ngày 2 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2, 3 và 8 (Mục 2.3, 3.2, 3.4 và 8.1 của bản DPA có thể tải xuống) — các ứng dụng bên thứ ba, chẳng hạn như trợ lý AI, mà bạn cấp quyền qua Cài đặt → Trợ lý AI. Các mục này bổ sung cách thức hoạt động của việc cấp quyền đó: việc chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng đó được bổ sung vào mục đích xử lý; quyền truy cập mà bạn cấp cho các ứng dụng đó và các quyền mà bạn chọn là một phần trong các chỉ dẫn được ghi nhận bằng văn bản của bạn; các ứng dụng đó hành động thay mặt bạn, không phải với tư cách là bên xử lý phụ của VIVE AI, Inc., và mọi hoạt động chuyển tiếp dữ liệu, kể cả ra ngoài Khu vực Kinh tế châu Âu (EEA), Vương quốc Anh hoặc Thụy Sĩ, đều diễn ra theo thỏa thuận riêng của bạn với nhà cung cấp ứng dụng; và các cam kết của chúng tôi về chuyển dữ liệu tại Mục 8 tuân theo Mục 3. (PR về trợ lý AI được kết nối, ngày 2 tháng 10 năm 2026.) • Mục 10 — trường hợp việc xóa do bạn bắt đầu không thể hoàn tất ngay lúc đó: chúng tôi ghi nhận yêu cầu, hoàn tất việc xóa sau đó và gửi báo cáo qua email khi việc xóa đã hoàn tất. (PR về việc hoàn tất các lần xóa tài khoản bị gián đoạn, ngày 5 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — các loại dữ liệu nay nêu rõ tiến độ thiết lập trang web, email doanh nghiệp và hồ sơ doanh nghiệp trên Google của bạn, bao gồm nhà cung cấp DNS và nhà cung cấp email của tên miền của bạn, cùng các bản ghi DNS mà chúng tôi đọc từ DNS công khai. (PR về thiết lập có hướng dẫn, ngày 16 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — đối với việc thiết lập email doanh nghiệp, các loại dữ liệu nay cũng nêu rõ nhà cung cấp email mà bạn đã chọn, máy chủ thư (bản ghi MX) của tên miền của bạn được đọc từ DNS công khai và các giá trị DNS công khai mà bạn sao chép từ nhà cung cấp email (mã xác minh tên miền, khóa công khai DKIM, cùng tên máy chủ thư và tên máy chủ (host) DKIM của Microsoft), không bao giờ là mật khẩu; và địa chỉ email thuộc tên miền của chính bạn mà bạn yêu cầu chúng tôi gửi email thử nghiệm đến, địa chỉ mà chúng tôi chỉ dùng để gửi email đó: tiến độ thiết lập của bạn chỉ lưu thời điểm email thử nghiệm gần nhất được gửi và việc bạn có xác nhận đã nhận được email đó hay không. (PR về bước email trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 18 tháng 10 năm 2026.) • Mục 10 — tài khoản chưa bao giờ hoàn tất đăng ký (người dùng tài khoản chưa bao giờ xác nhận mình từ 18 tuổi trở lên và được ủy quyền quản lý hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp, và chưa bao giờ chấp nhận Điều khoản dịch vụ, Chính sách quyền riêng tư và DPA này) sẽ bị xóa 30 ngày sau khi được tạo hoặc, đối với tài khoản cũ hơn, 30 ngày sau ngày chúng tôi bắt đầu yêu cầu việc này, sau một email duy nhất được gửi 7 ngày trước đó; tài khoản có gói trả phí đang hoạt động hoặc đang dùng thử sẽ không bị xóa theo cách này. (PR về màn hình xác nhận đồng ý, ngày 20 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — đối với việc thiết lập hồ sơ doanh nghiệp trên Google, các loại dữ liệu nay cũng nêu rõ Google Place ID của hồ sơ, kèm thông tin hồ sơ có hiển thị trang web của bạn hay không và thời điểm gần nhất chúng tôi đối chiếu hồ sơ với trang web; Google Place ID của một kết quả tìm kiếm hóa ra không phải là hồ sơ của bạn, kèm thời điểm chúng tôi phát hiện điều đó, để chúng tôi không tra cứu lại kết quả đó trong 29 ngày; việc bạn đã có hồ sơ doanh nghiệp trên Google hay cần có một hồ sơ; cách bạn xác minh hồ sơ với Google; và thời điểm bạn cho chúng tôi biết bạn đã yêu cầu Google gửi bưu thiếp. Các Google Place ID này là thông tin duy nhất chúng tôi giữ lại từ những gì Google trả về khi chúng tôi kiểm tra hồ sơ. (PR về bước hồ sơ doanh nghiệp trên Google trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 23 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — nếu bạn kết nối Google Search Console của chính bạn trong quá trình thiết lập, các loại dữ liệu nay cũng nêu rõ các mã truy cập (access token) mà Google cấp cho chúng tôi để dùng với Search Console, địa chỉ trang web của bạn như chúng tôi đăng ký với Google, mã xác minh mà Google cấp cho địa chỉ đó (được trang web của bạn hiển thị trong mã trang) và cấp độ quyền của bạn đối với trang web đó; chúng tôi chỉ sử dụng các dữ liệu này để xác minh trang web của bạn, thêm trang web vào Search Console của bạn, gửi danh sách các trang của trang web và kiểm tra rằng bạn vẫn là chủ sở hữu của trang web, phù hợp với Chính sách dữ liệu người dùng của Dịch vụ API Google (Google API Services User Data Policy), bao gồm các yêu cầu về Sử dụng giới hạn (Limited Use); chúng tôi không đọc bất kỳ dữ liệu tìm kiếm nào trong Search Console của bạn; và chúng tôi xóa các dữ liệu này khi bạn ngắt kết nối, trong vòng 7 ngày (9 ngày nếu không thể kết nối với Google trong hơn một ngày) khi kết nối kết thúc theo cách khác, và cùng với tài khoản của bạn. (PR về bước Search Console trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 25 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 (Mục 2.3, 2.4 và 2.5 của bản DPA có thể tải xuống) — trợ lý điện thoại tùy chọn: việc trả lời các cuộc gọi đến của bạn được bổ sung vào mục đích xử lý (2.3), những người gọi đến số trợ lý điện thoại của bạn được bổ sung vào nhóm chủ thể dữ liệu (2.4), và số điện thoại của người gọi, thời điểm, thời lượng và kết quả của từng cuộc gọi, bản ghi và bản tóm tắt cuộc gọi, cùng các lượt đặt chỗ và tin nhắn được để lại qua điện thoại được bổ sung vào các loại dữ liệu (2.5). Các mục này cũng nêu tên các bên xử lý phụ xử lý cuộc gọi (Twilio, ElevenLabs và Gemini của Google, được truy cập qua ElevenLabs) và nêu rõ thông báo mà mọi người gọi được trợ lý trả lời đều nghe đầu tiên (rằng họ đang nói chuyện với trợ lý ảo và cuộc gọi có thể được ghi âm; nếu trợ lý nhấc máy nhưng dịch vụ của chúng tôi không thể xác nhận cuộc gọi, trợ lý sẽ nói nội dung tương tự mà không nêu tên doanh nghiệp, cho người gọi biết đường dây hiện không khả dụng và kết thúc cuộc gọi, và trong cuộc gọi như vậy, Gemini của Google, được truy cập qua ElevenLabs, có thể đọc bất cứ điều gì người gọi nói trước khi cuộc gọi kết thúc, và chúng tôi không lưu bản ghi cuộc gọi), rằng các cuộc gọi đến khi trợ lý đang tắt hoặc không thể trả lời chỉ do Twilio xử lý, không có AI, rằng Twilio lưu số chuyển cuộc gọi của bạn trong phần cài đặt của số trợ lý điện thoại và chúng tôi yêu cầu Twilio gỡ số đó khỏi phần cài đặt này khi bạn thay đổi hoặc xóa số đó hoặc xóa tài khoản của bạn, và tiếp tục yêu cầu cho đến khi số đó được gỡ bỏ, rằng không có âm thanh cuộc gọi nào được ghi lại, những gì chúng tôi loại bỏ khỏi bản ghi cuộc gọi và bản tóm tắt cùng các giới hạn của việc phát hiện đó, rằng lịch sử cuộc gọi của chúng tôi được tự động xóa sau 90 ngày (sớm hơn khi bạn xóa cuộc gọi, tắt trợ lý điện thoại hoặc xóa tài khoản của bạn), rằng các lượt đặt chỗ và tin nhắn được lưu giữ như mọi lượt đặt chỗ và tin nhắn khác, rằng thông tin sức khỏe mà người gọi có thể đề cập (chẳng hạn như dị ứng) là một ngoại lệ đối với quy định không được gửi dữ liệu thuộc loại đặc biệt, và rằng chúng tôi yêu cầu ElevenLabs (bên lưu giữ một cuộc hội thoại không quá 30 ngày) và Twilio xóa bản sao của họ đối với từng cuộc gọi sau khi cuộc gọi kết thúc: thông thường là ngay sau cuộc gọi, và trong vòng hai ngày nếu chúng tôi không nhận được thông báo kết thúc cuộc gọi. Đối với cuộc gọi được thực hiện trong lúc dịch vụ của chúng tôi ngừng hoạt động, chúng tôi gửi yêu cầu trong vòng khoảng một giờ sau khi dịch vụ của chúng tôi hoạt động trở lại; nhật ký của cuộc gọi được thực hiện hơn ba ngày trước thời điểm đó vẫn được Twilio lưu giữ theo thời gian lưu giữ riêng của Twilio. (PR về trợ lý điện thoại, ngày 24 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — đối với việc thiết lập hồ sơ mạng xã hội của bạn (Facebook, Instagram và Threads), các loại dữ liệu nay cũng nêu rõ các nền tảng mạng xã hội mà bạn đã chọn, @tên mà bạn đã chọn cho các nền tảng đó, @tên trong đường liên kết đến từng hồ sơ mà bạn đã có, phần giới thiệu hồ sơ mà chúng tôi đã soạn cho bạn hoặc mà bạn đã chỉnh sửa hay phê duyệt, cách phần đó được soạn thảo, thời điểm bạn yêu cầu chúng tôi soạn bản nháp, cùng những gì bạn cho chúng tôi biết là bạn đã làm (các bước kiểm tra mà bạn đã thực hiện trên các trang công khai của chính bạn và các bước bảo mật tài khoản mà bạn đã đánh dấu), không bao giờ bao gồm mật khẩu, mã xác thực hai yếu tố hay mã khôi phục. (PR về bước Hồ sơ mạng xã hội trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 25 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 (Mục 2.5 của bản DPA có thể tải xuống) — đối với việc thiết lập hồ sơ mạng xã hội của bạn, phần giới thiệu hồ sơ mà chúng tôi lưu giữ nay được mô tả là phần chúng tôi đã soạn cho bạn hoặc phần bạn đã chỉnh sửa hay phê duyệt (không chỉ phần bạn đã phê duyệt), cùng với cách phần đó được soạn thảo và thời điểm bạn yêu cầu chúng tôi soạn bản nháp. (PR về nội dung hồ sơ mạng xã hội trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 26 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 (Mục 2.5 của bản DPA có thể tải xuống) — đối với việc thiết lập hồ sơ mạng xã hội của bạn, các loại dữ liệu nay cũng nêu rõ, đối với trang Facebook hoặc tài khoản Instagram mà bạn đã kết nối, kết quả kiểm tra hồ sơ đó (những mục nào khớp với những gì bạn đã thiết lập, không bao giờ là nội dung của hồ sơ); chúng tôi xóa các kết quả này khi bạn ngắt kết nối nền tảng đó, khi Meta yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu của họ, và cùng với tài khoản của bạn. (PR về kiểm tra hồ sơ mạng xã hội trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 26 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 (Mục 2.3 và 2.5 của bản DPA có thể tải xuống) — trợ lý điện thoại: thông báo mà mọi người gọi được trợ lý trả lời nghe đầu tiên nay cho biết họ đang kết nối với một trợ lý AI và cuộc gọi có thể được ghi âm và chia sẻ với các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi; bản ghi về thời lượng của từng cuộc gọi mà chúng tôi lưu để tính phí nay cũng ghi lại, đối với cuộc gọi mà trợ lý trả lời, phiên bản thông báo nào đã được sử dụng, ngôn ngữ của cuộc gọi và việc thông báo có được nghe hay không; và nếu người gọi yêu cầu trợ lý không lưu hồ sơ về cuộc gọi, chúng tôi không lưu bản ghi cuộc gọi dạng văn bản hay bản tóm tắt nào của cuộc gọi đó. (PR về thông báo trợ lý AI, ngày 25 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 (Mục 2.3 của bản DPA có thể tải xuống) — trợ lý điện thoại: mỗi khi Twilio đổ chuông đến số chuyển cuộc gọi của bạn (trừ cuộc gọi được thực hiện trong lúc không thể kết nối được với dịch vụ của chúng tôi), người nghe máy phải nhấn phím 1 để nhận cuộc gọi, và cuộc gọi đến số chuyển cuộc gọi của bạn không được ghi âm và không có AI nào nghe cuộc gọi đó; và một cuộc gọi đến trong lúc trợ lý đã đang nhận số cuộc gọi cùng lúc tối đa mà bạn cho phép, mà không ai ở số chuyển cuộc gọi của bạn nhận, sẽ được trợ lý trả lời chỉ để ghi lại lời nhắn và được xử lý và lưu giữ như mọi cuộc gọi khác mà trợ lý trả lời. (PR về sàng lọc cuộc gọi và phương án ghi lời nhắn dự phòng, ngày 25 tháng 10 năm 2026.) • Mục 2 — thiết lập DNS tự động (Domain Connect): nếu DNS của tên miền của bạn do một nhà cung cấp quản lý mà chúng tôi đã bật tính năng này (chỉ sau khi nhà cung cấp đó chấp nhận các mẫu bản ghi của chúng tôi), chúng tôi gửi tên miền của bạn đến dịch vụ Domain Connect công khai của nhà cung cấp đó để hỏi xem họ có thể thêm các bản ghi thiết lập trang web hoặc email của bạn hay không, và nếu bạn chọn thiết lập tự động, chúng tôi chuyển trình duyệt của bạn đến trang phê duyệt riêng của nhà cung cấp đó kèm theo một đường liên kết có chữ ký nêu các bản ghi DNS cần thêm; nhà cung cấp chỉ thực hiện các thay đổi nếu bạn phê duyệt chúng tại đó và hành động thay mặt bạn, không phải với tư cách bên xử lý phụ của VIVE AI, Inc.; và chúng tôi không lưu giữ bất cứ điều gì từ các phản hồi của nhà cung cấp đó. (PR về thiết lập DNS bằng một cú nhấp trong thiết lập có hướng dẫn, ngày 26 tháng 10 năm 2026.) • Không thay đổi trong v1.1: các mục về yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư từ khách truy cập trang web của bạn, vốn đã ràng buộc chúng tôi phải giúp bạn trả lời các yêu cầu đó. v1.0 — ngày 14 tháng 7 năm 2026. Phiên bản đầu tiên được ghi nhận kèm bản ghi chấp thuận lưu ở phía máy chủ.
Cách sử dụng trang này
Hãy đọc qua một lần. Nếu chính sách của bạn yêu cầu một văn bản được ký kết đầy đủ, hãy tải xuống tệp Markdown, ký đối ứng và gửi email đến privacy@ownerspal.app. Chúng tôi sẽ ký đối ứng và gửi lại cho bạn trong vòng năm ngày làm việc. Nếu không, việc bạn sử dụng Dịch vụ đồng nghĩa với việc chấp nhận DPA này.
Tải xuống DPA (Markdown)1. Phạm vi và vai trò
Khi bạn sử dụng OwnersPal, bạn (Khách hàng) là bên kiểm soát dữ liệu đối với mọi dữ liệu cá nhân mà bạn gửi — đánh giá của khách hàng của bạn, lời chứng thực của khách hàng mà bạn đăng trên trang web của chính bạn, khách hàng tiềm năng, danh sách liên hệ, mã truy cập (token) tài khoản quảng cáo, và các lịch hẹn hoặc đặt chỗ, đơn hàng, yêu cầu báo giá và lượt đăng ký danh sách chờ mà khách hàng của bạn gửi qua trang web OwnersPal của bạn. OwnersPal là bên xử lý dữ liệu đối với dữ liệu đó. DPA này áp dụng cho GDPR, UK GDPR, CCPA/CPRA và các luật về quyền riêng tư tương tự khác trong phạm vi các luật đó áp dụng cho bạn. DPA này không áp dụng cho dữ liệu mà OwnersPal thu thập trực tiếp từ bạn với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu (email thanh toán, thông tin đăng nhập, dữ liệu phân tích sản phẩm) — dữ liệu đó được đề cập trong Chính sách quyền riêng tư đã công bố của chúng tôi.
2. Đối tượng, thời hạn, tính chất và mục đích xử lý
Đối tượng: dữ liệu cá nhân mà bạn hoặc người dùng cuối của bạn gửi đến Dịch vụ. Thời hạn: trong suốt thời gian gói đăng ký của bạn còn hiệu lực, cộng với mọi khoảng thời gian lưu giữ sau khi chấm dứt cần thiết cho việc xóa hoặc xuất dữ liệu. Tính chất và mục đích: cung cấp Dịch vụ — tạo nội dung, quản lý quảng cáo, theo dõi đánh giá, nhập lời chứng thực mà bạn đăng trên trang web của chính bạn, thu thập khách hàng tiềm năng, xử lý lịch hẹn và đặt chỗ, tiếp nhận đơn hàng và yêu cầu báo giá, quản lý danh sách chờ, trả lời các cuộc gọi đến của bạn bằng trợ lý điện thoại tùy chọn (xem bên dưới), hồ sơ doanh nghiệp, phân tích, chia sẻ dữ liệu Dịch vụ và số liệu thống kê phát sinh từ đó với các ứng dụng bên thứ ba mà bạn cấp quyền (xem mục 3), và mọi hoạt động xử lý phụ trợ thực sự cần thiết để cung cấp các tính năng đó. Chủ thể dữ liệu: khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn, cùng với nhân viên của chính bạn sử dụng OwnersPal và những người gọi đến số trợ lý điện thoại của bạn, nếu bạn có số này. Các loại dữ liệu: tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ bưu chính, nội dung tự do trong biểu mẫu khách hàng tiềm năng, giá trị bán hàng mà bạn ghi lại cho một khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng của bạn, chi tiết lịch hẹn và đặt chỗ (ví dụ: thời gian yêu cầu và số người), số điện thoại của người gọi đến số trợ lý điện thoại của bạn cùng thời điểm, thời lượng và kết quả của cuộc gọi, bản ghi cuộc gọi dạng văn bản và bản tóm tắt của cuộc gọi do trợ lý điện thoại trả lời, tin nhắn được để lại qua điện thoại, nội dung tự do của đơn hàng và yêu cầu báo giá, nội dung đánh giá công khai, lời chứng thực của khách hàng được đăng trên trang web của bạn (bao gồm tên khách hàng và lời lẽ đúng như bạn đã đăng), siêu dữ liệu công khai của hồ sơ doanh nghiệp, tiến độ thiết lập trang web, email doanh nghiệp, hồ sơ doanh nghiệp trên Google và hồ sơ mạng xã hội của bạn (bao gồm nhà cung cấp DNS và nhà cung cấp email của tên miền của bạn; các bản ghi DNS mà chúng tôi đọc từ DNS công khai, trong đó có máy chủ thư, tức bản ghi MX, mà tên miền của bạn sử dụng; nhà cung cấp email mà bạn đã chọn; các giá trị mà bạn sao chép từ nhà cung cấp email và dán vào OwnersPal — mã xác minh tên miền, khóa công khai DKIM, cùng tên máy chủ thư và tên máy chủ (host) DKIM của Microsoft — vốn là các giá trị DNS công khai và không bao giờ là mật khẩu; và, đối với hồ sơ doanh nghiệp trên Google của bạn, Google Place ID của hồ sơ, việc hồ sơ có hiển thị trang web của bạn hay không và thời điểm gần nhất chúng tôi đối chiếu hồ sơ với trang web, Google Place ID của một kết quả tìm kiếm hóa ra không phải là hồ sơ của bạn và thời điểm chúng tôi phát hiện điều đó (để chúng tôi không tra cứu lại kết quả đó trong 29 ngày), việc bạn đã có hồ sơ doanh nghiệp trên Google hay cần có một hồ sơ, cách bạn xác minh hồ sơ với Google (bưu thiếp, điện thoại, email, video hoặc xác minh tức thì) và thời điểm bạn cho chúng tôi biết bạn đã yêu cầu Google gửi bưu thiếp; các Google Place ID này là thông tin duy nhất chúng tôi giữ lại từ những gì Google trả về khi chúng tôi kiểm tra hồ sơ; và, đối với hồ sơ mạng xã hội của bạn (Facebook, Instagram và Threads), các nền tảng mạng xã hội mà bạn đã chọn, @tên mà bạn đã chọn cho các nền tảng đó, @tên trong đường liên kết đến từng hồ sơ mà bạn đã có, phần giới thiệu hồ sơ mà chúng tôi đã soạn cho bạn hoặc mà bạn đã chỉnh sửa hay phê duyệt, cách phần đó được soạn thảo, thời điểm bạn yêu cầu chúng tôi soạn bản nháp, cùng những gì bạn cho chúng tôi biết là bạn đã làm (các bước kiểm tra mà bạn đã thực hiện trên các trang công khai của chính bạn và các bước bảo mật tài khoản mà bạn đã đánh dấu), không bao giờ bao gồm mật khẩu, mã xác thực hai yếu tố hay mã khôi phục; và, đối với trang Facebook hoặc tài khoản Instagram mà bạn đã kết nối, kết quả kiểm tra hồ sơ đó (những mục nào khớp với những gì bạn đã thiết lập, không bao giờ là nội dung của hồ sơ), mà chúng tôi xóa khi bạn ngắt kết nối nền tảng đó, khi Meta yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu của họ, và cùng với tài khoản của bạn), địa chỉ email thuộc tên miền của chính bạn mà bạn yêu cầu chúng tôi gửi email thử nghiệm đến (chỉ dùng để gửi email đó; tiến độ thiết lập của bạn chỉ lưu thời điểm email thử nghiệm gần nhất được gửi và việc bạn có xác nhận đã nhận được email đó hay không), và mã truy cập (access token) của nền tảng quảng cáo mà bạn cấp quyền. Nếu bạn kết nối Google Search Console của chính bạn trong quá trình thiết lập, các loại dữ liệu còn bao gồm các mã truy cập (access token) mà Google cấp cho chúng tôi để dùng với Search Console, địa chỉ trang web của bạn như chúng tôi đăng ký với Google, mã xác minh mà Google cấp cho địa chỉ đó (được trang web của bạn hiển thị trong mã trang để Google có thể xác nhận bạn sở hữu trang web) và cấp độ quyền của bạn đối với trang web trong Search Console. Chúng tôi chỉ sử dụng các dữ liệu này để xác minh trang web của bạn với Google, thêm trang web vào Search Console của bạn, gửi danh sách các trang của trang web và kiểm tra rằng bạn vẫn được ghi nhận là chủ sở hữu của trang web, phù hợp với Chính sách dữ liệu người dùng của Dịch vụ API Google (Google API Services User Data Policy), bao gồm các yêu cầu về Sử dụng giới hạn (Limited Use): chúng tôi không sử dụng các dữ liệu này cho bất kỳ mục đích nào khác, không chuyển giao chúng trừ khi cần thiết để cung cấp các chức năng này, và không bán chúng. Chúng tôi không đọc bất kỳ dữ liệu tìm kiếm nào trong Search Console của bạn, và chúng tôi xóa các mục dữ liệu này khi bạn ngắt kết nối Search Console, trong vòng 7 ngày (hoặc 9 ngày nếu không thể kết nối với Google trong hơn một ngày) khi kết nối kết thúc theo cách khác, và cùng với tài khoản của bạn. Nếu DNS của tên miền của bạn do một nhà cung cấp quản lý mà chúng tôi đã bật tính năng thiết lập tự động theo tiêu chuẩn Domain Connect (chúng tôi chỉ bật cho một nhà cung cấp sau khi nhà cung cấp đó chấp nhận các mẫu bản ghi của chúng tôi), thì trong lúc phần thiết lập trang web hoặc email của bạn vẫn còn bản ghi DNS cần thêm, chúng tôi đọc bản ghi DNS công khai _domainconnect của tên miền của bạn và gửi tên miền của bạn, ngoài ra không gửi dữ liệu cá nhân nào khác, đến dịch vụ Domain Connect công khai của nhà cung cấp đó để hỏi xem họ có thể thêm các bản ghi đó hay không. Nếu bạn chọn thiết lập tự động, chúng tôi chuyển trình duyệt của bạn đến trang phê duyệt riêng của nhà cung cấp đó kèm theo một đường liên kết có chữ ký của VIVE AI, Inc., trong đó nêu tên miền của bạn, các bản ghi DNS cần thêm (chính là các bản ghi DNS công khai mà bước thiết lập hiển thị để bạn tự sao chép) và trang OwnersPal để quay lại; nhà cung cấp chỉ thực hiện các thay đổi nếu bạn phê duyệt chúng tại đó. Nhà cung cấp đó hành động thay mặt bạn và không phải là bên xử lý phụ của VIVE AI, Inc.; chúng tôi không bao giờ nhận thông tin đăng nhập của bạn tại nhà cung cấp đó, và chúng tôi không lưu giữ bất cứ điều gì từ bản ghi _domainconnect hoặc từ các phản hồi của nhà cung cấp. Ngoài thông tin sức khỏe mà người gọi đến trợ lý điện thoại của bạn có thể đề cập (chẳng hạn như dị ứng), được xử lý như mô tả bên dưới, bạn không được gửi dữ liệu thuộc loại đặc biệt (sức khỏe, sinh trắc học, v.v.) trừ khi chúng tôi đã đồng ý bằng văn bản. Dịch vụ cũng tạo số liệu thống kê tổng hợp cho trang web đã xuất bản của bạn — bộ đếm hằng ngày về lượt xem trang và lượt nhấn nút, kèm nguồn truy cập ở mức khái quát (tên miền giới thiệu hoặc "trực tiếp"). Các bộ đếm này không sử dụng cookie hay mã nhận dạng thiết bị, không lưu giữ địa chỉ IP, không thể liên kết với bất kỳ cá nhân nào và được lưu giữ trong khoảng thời gian cuốn chiếu 13 tháng. Nếu người dùng báo cáo sự cố chủ động đồng ý một cách rõ ràng (qua lời nhắc xin sự đồng ý được hiển thị trước khi chụp bất kỳ ảnh nào), chúng tôi cũng xử lý ảnh chụp màn hình chẩn đoán của trang mà họ đang xem, ảnh này có thể vô tình chứa dữ liệu cá nhân hiển thị trên màn hình; ảnh chụp màn hình được lưu trong kho lưu trữ có kiểm soát truy cập, tự động bị xóa sau tối đa 90 ngày (với các tệp tải lên chưa từng được đính kèm vào báo cáo, trong vòng khoảng 24 giờ) và bị xóa khi tài khoản bị xóa. Việc đo lường chuyển đổi quảng cáo được mô tả tại Phụ lục 1. Dịch vụ cũng lưu giữ bản ghi về các đề xuất mà Dịch vụ đưa ra cho bạn, quyết định của bạn đối với từng đề xuất và kết quả sau đó, dưới dạng số lượng và tổng số, không có tên khách hàng, địa chỉ email, số điện thoại hay nội dung đánh giá; các bản ghi này được lưu giữ tối đa 36 tháng và bị xóa cùng với tài khoản của bạn. Trợ lý điện thoại: nếu bạn bật tính năng này, chúng tôi sẽ thay bạn trả lời các cuộc gọi đến số trợ lý điện thoại của bạn. Trước hết, mọi người gọi được trợ lý trả lời đều nghe, bằng tiếng Anh, thông báo rằng họ đang nói chuyện với một trợ lý AI và cuộc gọi có thể được ghi âm và chia sẻ với các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Thông thường, họ nghe câu sau (bản dịch tiếng Việt): "Xin chào, bạn đã kết nối với trợ lý AI của [tên doanh nghiệp của bạn]. Cuộc gọi này có thể được ghi âm và chia sẻ với các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi." Nếu trợ lý nhấc máy nhưng dịch vụ của chúng tôi không thể xác nhận cuộc gọi, trợ lý sẽ nói câu sau (bản dịch tiếng Việt): "Xin chào, bạn đã kết nối với một trợ lý AI. Cuộc gọi này có thể được ghi âm và chia sẻ với các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi.", cho người gọi biết đường dây hiện không khả dụng và kết thúc cuộc gọi. Gemini của Google, được truy cập qua ElevenLabs, có thể đọc bất cứ điều gì người gọi nói trước khi cuộc gọi kết thúc, và chúng tôi không lưu bản ghi cuộc gọi nào cho những cuộc gọi như vậy. Mọi lời bạn thêm vào lời chào đều được phát sau thông báo này; bạn không thể thay đổi hoặc xóa thông báo này. Chúng tôi không ghi lại âm thanh cuộc gọi. Twilio truyền tải cuộc gọi, ElevenLabs xử lý giọng nói của người gọi theo thời gian thực, và mô hình ngôn ngữ Gemini của Google, được truy cập qua ElevenLabs, soạn các câu trả lời; khi trợ lý chuyển cuộc gọi, Twilio chỉ kết nối cuộc gọi đến số chuyển cuộc gọi của bạn. Các cuộc gọi đến số trợ lý điện thoại của bạn khi trợ lý đang tắt hoặc không thể trả lời chỉ do Twilio xử lý: Twilio kết nối người gọi đến số chuyển cuộc gọi của bạn nếu bạn đã thiết lập số này, còn nếu không, hoặc nếu không có ai nghe máy, Twilio sẽ phát một tin nhắn thoại cố định cho biết đường dây hiện không khả dụng. Không có AI nào nghe các cuộc gọi này, và cả ElevenLabs lẫn Gemini của Google đều không nhận được các cuộc gọi này. Twilio cũng lưu số chuyển cuộc gọi của bạn trong phần cài đặt của số trợ lý điện thoại của bạn để vẫn có thể kết nối cuộc gọi khi không thể kết nối được với dịch vụ của chúng tôi; chúng tôi yêu cầu Twilio xóa số đó khỏi phần cài đặt này khi bạn thay đổi hoặc gỡ bỏ số đó, hoặc khi bạn xóa tài khoản, và tiếp tục thử lại cho đến khi số đó được xóa (cho đến lúc đó, cuộc gọi được thực hiện trong lúc không thể kết nối được với dịch vụ của chúng tôi vẫn có thể được chuyển đến số cũ). Mỗi khi Twilio đổ chuông đến số chuyển cuộc gọi của bạn cho một cuộc gọi mà trợ lý không trả lời hoặc cho một cuộc gọi mà trợ lý chuyển đi (trừ cuộc gọi được thực hiện trong lúc không thể kết nối được với dịch vụ của chúng tôi), người nghe máy trước tiên sẽ nghe một tin nhắn thoại cố định từ Twilio nêu tên doanh nghiệp của bạn và yêu cầu nhấn phím 1 để trả lời, và người gọi chỉ được kết nối sau khi người đó nhấn phím 1, trong vòng khoảng 8 giây; nếu không ai nghe máy hoặc không ai nhấn phím 1, cuộc gọi được xem là không được trả lời (vì vậy hộp thư thoại trên số đó không nhận cuộc gọi), và người gọi sẽ nghe tin nhắn thoại cố định cho biết đường dây hiện không khả dụng. Cuộc gọi đến số chuyển cuộc gọi của bạn không được ghi âm và không có AI nào nghe cuộc gọi đó. Có một ngoại lệ: nếu một cuộc gọi đến trong lúc trợ lý đã đang nhận số cuộc gọi cùng lúc tối đa mà bạn cho phép và không ai ở số chuyển cuộc gọi của bạn nhận cuộc gọi đó, trợ lý sẽ trả lời cuộc gọi chỉ để ghi lại lời nhắn. Trước tiên, người gọi nghe thông báo mở đầu và sau đó là lời cho biết mọi người đều đang bận và trợ lý có thể ghi lại lời nhắn; trợ lý có thể trả lời câu hỏi dựa trên thông tin bạn đã đăng và ghi lại lời nhắn, nhưng không thể đặt chỗ hay chuyển cuộc gọi, và cuộc gọi kéo dài tối đa khoảng 3 phút. Cuộc gọi như vậy được xử lý và lưu giữ như mọi cuộc gọi khác mà trợ lý trả lời, như được mô tả ở đây, và không được tính vào giới hạn số cuộc gọi cùng lúc của bạn; nếu không còn đủ số phút, hoặc không thể kết nối được với trợ lý cho cuộc gọi đó, người gọi sẽ nghe tin nhắn thoại cố định cho biết đường dây hiện không khả dụng, và số chuyển cuộc gọi của bạn không được đổ chuông lần thứ hai. Đối với cuộc gọi mà trợ lý trả lời, chúng tôi lưu số điện thoại của người gọi (trừ khi số bị ẩn), thời điểm, thời lượng và kết quả của cuộc gọi, cùng một bản ghi và một bản tóm tắt cuộc gọi; đối với mọi cuộc gọi khác đến số của bạn, kể cả cuộc gọi mà dịch vụ của chúng tôi không thể xác nhận, chúng tôi chỉ lưu tối đa số điện thoại của người gọi và thời điểm, thời lượng và kết quả của cuộc gọi. Trước khi lưu bản ghi hoặc bản tóm tắt cuộc gọi, chúng tôi tự động loại bỏ số thẻ, số tài khoản ngân hàng, số giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp và các thuật ngữ y tế mà chúng tôi phát hiện được; việc phát hiện có thể bỏ sót, và thuật ngữ y tế chỉ được phát hiện bằng tiếng Anh. Lịch sử cuộc gọi này được tự động xóa sau 90 ngày, và sớm hơn khi bạn xóa cuộc gọi, tắt trợ lý điện thoại hoặc xóa tài khoản của bạn. Lượt đặt chỗ hoặc tin nhắn mà trợ lý tiếp nhận (đối với lượt đặt chỗ, kèm theo sự đồng ý bằng lời của người gọi với điều khoản đặt chỗ của bạn) được gửi đến bạn như một lượt đặt chỗ hoặc tin nhắn hộp thư thông thường; đây là dữ liệu của bạn và được lưu giữ và xóa như mọi lượt đặt chỗ hoặc tin nhắn khác, cho đến khi bạn xóa nó hoặc xóa tài khoản của bạn. Lượt đặt chỗ hoặc tin nhắn đó đến với bạn đúng như người gọi đã cung cấp, chỉ loại bỏ các số thẻ mà chúng tôi phát hiện được, để bạn có thể xử lý các chi tiết như dị ứng; chúng tôi chỉ sử dụng các chi tiết đó để xử lý cuộc gọi và cung cấp cho bạn lịch sử cuộc gọi cũng như lượt đặt chỗ hoặc tin nhắn của người gọi. Chúng tôi cũng lưu một bản ghi về thời lượng của từng cuộc gọi, không chứa dữ liệu nào của người gọi, để tính phí; bản ghi này bị xóa cùng với tài khoản của bạn. Đối với cuộc gọi mà trợ lý trả lời, trừ cuộc gọi mà dịch vụ của chúng tôi không thể xác nhận, bản ghi đó cũng ghi lại phiên bản thông báo mở đầu nào đã được sử dụng, ngôn ngữ của cuộc gọi và việc thông báo có được nghe hay không, điều mà chúng tôi đối chiếu với bản ghi cuộc gọi dạng văn bản trước khi loại bỏ bất kỳ nội dung nào khỏi văn bản đó; bản ghi của mọi cuộc gọi khác không ghi phiên bản nào và không đánh dấu thông báo là đã được nghe. Nếu người gọi yêu cầu trợ lý không lưu hồ sơ về cuộc gọi, trợ lý được chỉ thị cho người gọi biết cuộc gọi sẽ không được lưu và ghi nhận yêu cầu đó, và khi đó chúng tôi không lưu bản ghi cuộc gọi dạng văn bản hay bản tóm tắt nào của cuộc gọi; chúng tôi vẫn lưu số điện thoại của người gọi cùng thời điểm, thời lượng và kết quả của cuộc gọi trong lịch sử cuộc gọi của bạn; mọi lượt đặt chỗ hoặc lời nhắn được ghi nhận trong cuộc gọi và bản ghi tính phí của cuộc gọi vẫn được lưu như thường lệ; và chúng tôi yêu cầu ElevenLabs và Twilio xóa bản sao của họ như với mọi cuộc gọi. ElevenLabs xử lý cuộc hội thoại trước khi bất kỳ nội dung nào được loại bỏ khỏi đó. Chúng tôi yêu cầu ElevenLabs và Twilio xóa bản sao của họ đối với từng cuộc gọi sau khi cuộc gọi kết thúc: thông thường là ngay sau cuộc gọi, và trong vòng hai ngày nếu chúng tôi không nhận được thông báo kết thúc cuộc gọi. Đối với cuộc gọi được thực hiện trong lúc dịch vụ của chúng tôi ngừng hoạt động, chúng tôi gửi yêu cầu trong vòng khoảng một giờ sau khi dịch vụ của chúng tôi hoạt động trở lại; nhật ký của cuộc gọi được thực hiện hơn ba ngày trước thời điểm đó vẫn được Twilio lưu giữ theo thời gian lưu giữ riêng của Twilio. Nếu thông báo đó không bao giờ đến được với chúng tôi và chúng tôi cũng không thể liên kết cuộc gọi với cuộc hội thoại tương ứng trên ElevenLabs khi cuộc gọi bắt đầu, chúng tôi không thể cho ElevenLabs biết cần xóa cuộc hội thoại nào, vì vậy cuộc hội thoại đó chỉ bị xóa theo giới hạn 30 ngày của chính ElevenLabs. Trong mọi trường hợp, ElevenLabs lưu giữ một cuộc hội thoại không quá 30 ngày. Khi bạn xóa tài khoản của bạn, chúng tôi lại yêu cầu Twilio xóa các cuộc gọi vẫn còn trong lịch sử cuộc gọi của bạn; Twilio có thể lưu giữ các hồ sơ mà pháp luật yêu cầu Twilio phải lưu giữ. Trợ lý điện thoại không nhận thanh toán hay đơn hàng, không gửi tin nhắn văn bản và không tự thực hiện cuộc gọi đi; trợ lý chỉ kết nối người gọi đến số chuyển cuộc gọi của bạn.
3. Chỉ dẫn của Khách hàng
OwnersPal chỉ xử lý dữ liệu cá nhân theo các chỉ dẫn được ghi nhận bằng văn bản của bạn. Các thiết lập bạn cấu hình trong bảng điều khiển OwnersPal — kết nối nền tảng, định nghĩa đối tượng, quy tắc phê duyệt, quyền truy cập mà bạn cấp cho các ứng dụng bên thứ ba qua Cài đặt → Trợ lý AI (bao gồm các quyền mà bạn chọn trên màn hình cấp quyền), các thao tác quản trị — là các chỉ dẫn được ghi nhận bằng văn bản của bạn theo Điều 28(3)(a) GDPR. Nếu chúng tôi cho rằng một trong các chỉ dẫn đó là trái pháp luật, chúng tôi sẽ thông báo ngay cho bạn; chúng tôi không đưa ra tư vấn pháp lý. Ứng dụng mà bạn cấp quyền qua Cài đặt → Trợ lý AI, chẳng hạn như trợ lý AI, hành động thay mặt bạn và không phải là bên xử lý phụ của VIVE AI, Inc. Chúng tôi không tự ý gửi dữ liệu của bạn cho nhà cung cấp ứng dụng đó: ứng dụng truy xuất dữ liệu theo sự cấp quyền của bạn, và chỉ trong phạm vi các quyền mà bạn đã chọn. Mọi hoạt động chuyển tiếp dữ liệu, kể cả ra ngoài EEA, Vương quốc Anh hoặc Thụy Sĩ, đều diễn ra theo thỏa thuận riêng của bạn với nhà cung cấp ứng dụng đó.
4. Bên xử lý phụ
Danh sách hiện hành các bên xử lý phụ của OwnersPal là trang tại /subprocessors. Đây là nguồn thông tin chính thức duy nhất — chúng tôi cập nhật trang này mỗi khi có thay đổi về nhà cung cấp. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn ít nhất 30 ngày trước khi bổ sung một bên xử lý phụ mới; nếu bạn phản đối bằng văn bản trong khoảng thời gian đó và hai bên không thể đạt được thỏa thuận, bạn có thể chấm dứt phần Dịch vụ bị ảnh hưởng. OwnersPal vẫn chịu trách nhiệm trước bạn về mọi việc mà các bên xử lý phụ của chúng tôi thực hiện.
5. Biện pháp bảo mật
OwnersPal duy trì các biện pháp bảo vệ kỹ thuật và tổ chức phù hợp: TLS 1.2+ khi truyền tải và AES-256 khi lưu trữ; quyền truy cập theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu, có ghi nhật ký kiểm tra (audit); rà soát quyền truy cập hằng quý; đào tạo bằng văn bản về bảo mật thông tin và quyền riêng tư cho nhân viên; quét các thành phần phụ thuộc (dependency) và quản lý bản vá; sao lưu và khôi phục sau thảm họa phù hợp với một dịch vụ SaaS ở quy mô này. Các biện pháp nêu trên là cam kết của chúng tôi tính đến ngày ghi ở trên và có thể thay đổi, nhưng sẽ không bị suy giảm đáng kể.
6. Vi phạm dữ liệu cá nhân
Nếu chúng tôi xác nhận có vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn mà không chậm trễ quá mức và trong vòng 72 giờ. Thông báo sẽ bao gồm những gì chúng tôi biết tại thời điểm đó: tính chất của vi phạm, loại và số lượng ước tính hồ sơ bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra và những biện pháp chúng tôi đã thực hiện để xử lý.
7. Yêu cầu của chủ thể dữ liệu
Chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời các yêu cầu mà khách hàng của bạn đưa ra để thực hiện quyền của họ — truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, di chuyển dữ liệu, phản đối. Nếu chúng tôi trực tiếp nhận được một yêu cầu liên quan đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu đó cho bạn và sẽ không trả lời thay bạn, trừ khi pháp luật buộc chúng tôi phải làm vậy. Khi khách truy cập một trang web do OwnersPal lưu trữ cho bạn sử dụng biểu mẫu "Lựa chọn quyền riêng tư của bạn" trên trang web đó, OwnersPal sẽ chuyển yêu cầu đến bạn qua email và trong hộp thư OwnersPal của bạn, và không trả lời yêu cầu đó thay bạn. OwnersPal lưu giữ bản ghi của từng yêu cầu như vậy (mã tham chiếu, loại yêu cầu, tin nhắn không bắt buộc, dấu nhận dạng một chiều (fingerprint) của địa chỉ email của khách truy cập và thời điểm nhận được) trong 24 tháng để giúp bạn trả lời và ghi nhận thời gian phản hồi, sau đó xóa tin nhắn và dấu nhận dạng đó. Tên và địa chỉ email của khách truy cập vẫn được giữ trong hộp thư của bạn.
8. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Tuân theo nội dung tại Mục 3 về các ứng dụng mà bạn cấp quyền qua Cài đặt → Trợ lý AI, khi dữ liệu cá nhân được chuyển ra ngoài EEA, Vương quốc Anh hoặc Thụy Sĩ trong quá trình cung cấp Dịch vụ, OwnersPal sử dụng một cơ chế chuyển dữ liệu hợp lệ — bao gồm Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU (Quyết định thực thi (EU) 2021/914 của Ủy ban châu Âu) và IDTA của Vương quốc Anh — được đưa vào đây bằng cách dẫn chiếu. Bạn ký kết (các) mô-đun liên quan của các điều khoản đó với OwnersPal và cho phép OwnersPal thay mặt bạn ký kết các điều khoản đó với các bên xử lý phụ của chúng tôi.
9. Kiểm tra (audit)
Chúng tôi cung cấp thông tin cần thiết để chứng minh việc chúng tôi tuân thủ DPA này, bao gồm câu trả lời bằng văn bản cho các bảng câu hỏi bảo mật hợp lý. Nếu chúng tôi có được báo cáo SOC 2 / ISO 27001, việc chia sẻ báo cáo đó theo thỏa thuận bảo mật (NDA) sẽ đáp ứng quyền kiểm tra của bạn theo Điều 28(3)(h) GDPR. Nếu không, bạn có thể kiểm tra tại chỗ mỗi mười hai tháng một lần, với thông báo trước 30 ngày, bằng chi phí của bạn, trong giờ làm việc thông thường — mà không làm gián đoạn hoạt động hoặc truy cập dữ liệu của khách hàng khác.
10. Hoàn trả và xóa dữ liệu
Khi gói đăng ký của bạn kết thúc, bạn chọn — trong vòng 45 ngày — giữa (a) bản xuất dữ liệu cá nhân của bạn ở định dạng máy có thể đọc được, hoặc (b) xóa dữ liệu kèm giấy chứng nhận bằng văn bản. Nếu pháp luật buộc chúng tôi phải lưu giữ một số dữ liệu lâu hơn, chúng tôi sẽ lưu giữ dữ liệu đó theo các biện pháp bảo vệ của DPA này. Chúng tôi cũng có thể lưu giữ các bản ghi kiểm tra (audit) đã được băm có thêm muối (salted hash) chỉ nhằm mục đích ngăn chặn lạm dụng và bảo vệ về mặt pháp lý (đợt tăng cường bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân (PII) vào tháng 5 năm 2026 đã thay email dạng văn bản thuần bằng giá trị băm HMAC-SHA256 trong dấu vết kiểm tra việc xóa tài khoản) — các bản ghi đó không phải là dữ liệu cá nhân của người đã bị xóa. Khi bạn tự xóa tài khoản của bạn trong phần cài đặt, chúng tôi hiển thị cho bạn một báo cáo xóa dữ liệu ngay lúc đó (theo từng loại: những gì đã bị xóa, nơi dữ liệu được lưu trữ, và những gì chúng tôi hoặc các bên xử lý phụ của chúng tôi giữ lại, lý do và đến khi nào, kèm tùy chọn tải xuống dưới dạng bảng tính) và gửi bản tóm tắt tương tự qua email đến địa chỉ email của tài khoản. Nếu việc xóa không thể hoàn tất ngay lúc đó, chúng tôi ghi nhận yêu cầu, hoàn tất việc xóa sau đó và gửi báo cáo qua email khi việc xóa đã hoàn tất; báo cáo đó bao gồm những gì đã bị xóa tại thời điểm việc xóa hoàn tất. Chúng tôi không giữ bản sao nào của báo cáo. Chúng tôi lưu giữ bản ghi kiểm tra việc xóa đó trong 3 năm sau khi xóa, sau đó xóa bản ghi này. Các bản sao dữ liệu cá nhân của bạn trong bản sao lưu cơ sở dữ liệu của chúng tôi sẽ không còn trong vòng 7 ngày sau khi xóa, khi các bản sao lưu đó hết hạn, và các nội dung nhắc đến dữ liệu đó trong nhật ký dịch vụ lưu trữ (hosting) và nhật ký theo dõi lỗi của chúng tôi sẽ không còn trong vòng 90 ngày. Cho đến khi người sử dụng tài khoản xác nhận họ từ 18 tuổi trở lên và được ủy quyền quản lý hoạt động tiếp thị cho doanh nghiệp, và chấp nhận Điều khoản dịch vụ, Chính sách quyền riêng tư và DPA này, tài khoản chỉ hiển thị màn hình yêu cầu những điều đó. Nếu việc này không được thực hiện, chúng tôi sẽ xóa tài khoản và toàn bộ dữ liệu cá nhân được lưu trong tài khoản 30 ngày sau khi tài khoản được tạo hoặc, đối với tài khoản được tạo trước khi chúng tôi bắt đầu yêu cầu việc này, 30 ngày sau ngày chúng tôi bắt đầu yêu cầu. Bảy ngày trước đó, chúng tôi gửi một email duy nhất đến địa chỉ email của tài khoản, kèm ngày xóa và đường dẫn để hoàn tất, lưu ngày gửi email đó cùng với tài khoản, và không xóa tài khoản sớm hơn 7 ngày sau ngày gửi email đó. Tài khoản có gói trả phí đang hoạt động hoặc đang dùng thử, và các tài khoản do chính chúng tôi vận hành, không bao giờ bị xóa theo cách này; thay vào đó, chúng tôi sẽ liên hệ với chủ tài khoản.
11. Thời hạn
DPA này có hiệu lực kể từ ngày ghi ở trên và kéo dài trong suốt thời hạn gói đăng ký của bạn. Mục 6, 7, 9, 10 và mọi điều khoản khác mà theo bản chất cần tiếp tục có hiệu lực sẽ tiếp tục có hiệu lực sau khi DPA chấm dứt.
Phụ lục 1. Hồ sơ hoạt động xử lý: đo lường chuyển đổi quảng cáo
Mục đích: đo lường chuyển đổi quảng cáo cho các tài khoản Meta và Google Ads của chính bạn, để bạn có thể biết chiến dịch nào của bạn đã mang lại lượt đặt chỗ thực tế. Dữ liệu cá nhân: giá trị băm SHA-256 của địa chỉ email và số điện thoại mà khách hàng của bạn cung cấp khi đặt chỗ, được tính toán trong bộ nhớ tại thời điểm gửi và không bao giờ được OwnersPal lưu trữ hoặc ghi vào nhật ký (bản thân địa chỉ email và số điện thoại không bao giờ được gửi đi); mã nhận dạng lượt nhấp quảng cáo từ lượt truy cập của họ (gclid đối với Google, fbclid đối với Meta); và thời điểm đặt chỗ. Không có giá trị đặt chỗ nào được gửi đi. Google chỉ nhận các giá trị băm khi tài khoản Google Ads của bạn báo cáo rằng tài khoản đã chấp nhận điều khoản dữ liệu khách hàng của Google; nếu không, Google chỉ nhận mã nhận dạng lượt nhấp. Chủ thể dữ liệu: khách hàng của bạn đã đặt chỗ (đã xác nhận hoặc đã hoàn tất) trên trang web OwnersPal của bạn sau khi nhấp vào một trong các quảng cáo của bạn. Bên nhận: Meta Platforms (Conversions API) và Google (chuyển đổi lượt nhấp ngoại tuyến của Google Ads), mỗi bên nhận dữ liệu cho tài khoản quảng cáo của chính bạn. Tần suất: một lần mỗi ngày, bằng một tác vụ tự động. Thời gian lưu giữ: OwnersPal không lưu giữ các giá trị đã băm. Một lượt đặt chỗ chỉ đủ điều kiện để được gửi đi trong vòng 30 ngày kể từ khi được thực hiện (7 ngày đối với Meta). OwnersPal chỉ lưu một bản ghi tải lên (mã đặt chỗ, nền tảng và trạng thái). Việc xóa lượt đặt chỗ, kể cả thông qua yêu cầu xóa dữ liệu, sẽ xóa lượt đặt chỗ đó và bản ghi tải lên của nó, vì vậy lượt đặt chỗ đó sẽ không bao giờ được gửi đi sau đó; việc ngắt kết nối tài khoản quảng cáo của bạn sẽ dừng mọi hoạt động tải lên. Điều kiện: khách truy cập đã chấp nhận cookie tiếp thị trên trang web của bạn và trình duyệt của họ không gửi tín hiệu Global Privacy Control. Các lượt đặt chỗ không có mã nhận dạng lượt nhấp được ghi nhận theo sự đồng ý đó sẽ không bao giờ được gửi đi.
Câu hỏi, phản hồi về kiểm tra (audit) hoặc bản có chữ ký: